Kirjanpidon tärkein tehtävä on tuottaa tietoa yritykselle itselleen. Tilitoimiston roolina on auttaa asiakasta ymmärtämään heille tuotettua tietoa ja tehdä päätöksenteko sen pohjalta helpommaksi..
Silti monen tilitoimiston arjessa kummittelee näkymätön aikasyöppö: OmaVero. Kirjanpitäjät kirjautuvat sinne useita kertoja viikossa hakemaan verotietoja, noutamaan selvityspyyntöjä tai tarkistamaan saldoja. Kun oikea tieto on löydetty, se kopioidaan ja siirretään järjestelmästä toiseen. Vaikka tieto onkin sähköisessä muodossa, sitä siltikin siirrellään vielä käsin.
Tietojen siirtely paikasta A paikkaan B ei ole vain hidasta, vaan myös altista inhimillisille virheille. Jos yksi henkilö vastaa tiedonhausta, voi yksikin poissaolo, unohdus tai ohjelmistovirhe voi johtaa pahimmillaan viivästyskorkoihin, lisämaksuihin ja tyytymättömiin asiakkaisiin.
Virheiden korjaaminen vie taas lisää aikaa ja kuormittaa henkilöstöä. Onko tämä edes kenenkään mielestä järkevää ajankäyttöä? Monelle rutiinit voivat tuntua turvallisilta ja siksi niistä on vaikea luopua. “Me ollaan aina tehty näin” on liiankin tuttu lause ja sitä on kuultu monet kerrat. Se ei kuitenkaan tarkoita, että käsin tekeminen olisi tehokasta tai kestävää pidemmällä aikavälillä. Kilpailun kiristyessä, prosessien parantamisesta on tullut entistä tärkeämpää.
Onneksi toistuvia rutiineja ei tarvitse tehdä manuaalisesti loputtomiin. Verohallinto on mahdollistanut tietojen automaattisen haun OmaVerosta oman rajapintansa kautta. Automaation avulla tieto on aina ajan tasalla ja oikeassa paikassa oikeaan aikaan. Kirjanpitäjän aikaa ei enää kulu siihen, että kaikki tarkistetaan, naputellaan tai muistetaan itse. Sen sijaan aikaa vapautuu tehtäviin, joissa asiantuntijuus todella loistaa: asiakkaiden neuvontaan, suunnitteluun ja raportointiin.
On hyvä muistaa, että automaatio ei vie kirjanpitäjän työtä. Sen tarkoitus on tehdä työstä tekemisen arvoista. Kun turhat rutiinit poistetaan, aikaa ja energiaa vapautuu siihen, mikä tekee kirjanpitäjän työstä arvokasta: asiantuntijuuteen.