Blogikirjoitus

Näin me on aina ruukattu tehdä!

12/06/2019, Kirjoittanut 0 comment

Töiden automatisointi on ollut otsikoissa jo usean vuoden ajan. Olemme saaneet lukea, että jotkut työtehtävät katoavat kokonaan ja toiset ainakin merkittäviltä osin. Kehitystä onkin tapahtunut siinä, että erityisesti tiettyjä rutiiniosuuksia töistä on saatu automatisoitua varsinkin suuremmissa yrityksissä. Mutta erityisesti monissa PK-yrityksissä ollaan edelleen kovin verkkaista tahtia edistymässä asian suhteen. Tämä voi johtua siitä, että aloittaminen tuntuu hankalalta. Ei ehkä ymmärretä mistä voisi lähteä liikkeelle. Lisäksi automatisointiin liittyvät panostukset voivat tuntua kalliilta (mahdollinen teknologia, osaaminen, oma aika).

Mitä järkeä tässä automatisoinnin vimmassa sitten oikein on? Asian voisi kääntää myös toisin päin. Mitä järkeä on teettää ihmisillä töitä, jos ne voidaan suorittaa myös tietokoneella tai jollakin muulla laitteella laadukkaammin ja tehokkaammin? Työllistävä vaikutus sillä tietysti on ja voidaan olla huolissaan siitä, että työpaikkoja vähenee. Lähetetäänkö siis kaivinkone takaisin, aletaan porukalla lapioimaan?

”Kehitys kehittyy” olen kuullut sanottavan. Niinhän se on, että kokoajan tulee myös tietotyön puolelle uusia innovaatioita ja teknologia kehittyy. Me voimme olla joko kehityksen jarruna tai edistää sitä. Se ei tarkota sitä, että jokaiseen ”kotkotukseen” kannattaa lähteä mukaan, mutta kannattaa ehdottomasti olla kiinnostunut siitä, mitä mahdollisuuksia on olemassa ja voisiko niitä hyödyntää omassa toiminnassaan. Sillä ei ole juuri merkitystä, mitä mieltä olemme työtehtävien automatisoinnista. Kun toimimme jarruna, voimme hidastaa meidän organisaatiossa muutosta mutta pitkällä juoksulla lopputulos on kuitenkin se, että muutosta tulee tapahtumaan. Kilpailu viimeistään pitää huolen siitä, että asiaan on keskityttävä ennemmin tai myöhemmin.

Miten näihin muutoksiin tulee sitten suhtautua? Olen nähnyt itseään kehittäviä yrityksiä ja myös niitä, joiden mielestä nykyistä toimintamallia tulee arvostaa, koska se on todettu toimivaksi (turvalliseksi). Toimitaan siis niin kuin on ruukattu aina ennenkin toimia. Olen ehdottomasti sitä mieltä, että se aika, joka kulutetaan liiketoimintojen kehittämiseen tulee takaisin monin verroin, kun vain uskalletaan myös lähteä suunnittelun tuloksena syntyviä tehtäviä viemään konkreettisesti eteenpäin. Lopputulos ei aina ole suunniteltu, mutta tällöinkin opitaan tapa, miten kyseistä tehtävää ei ainakaan kannata tehdä.

Omien kokemuksieni perusteella parasta on rohkeasti lähteä liikkeelle. Se mitä teknologiaa tai toimintamallia päädytään ottamaan käyttöön tai suorittamaan, on loppujen lopuksi toissijaista. Tärkeää on alkaa arvioimaan kriittisesti omaa ja organisaation tekemistä, ja miettiä näiden kehittämiseksi uusia vaihtoehtoja. Suunnittelu on tärkeää mutta vähintään yhtä tärkeää on varsinaisten toimenpiteiden teko ja toimenpiteiden johdosta tulevien tulosten analysointi.

Liikkeelle voi lähteä siitä, että yrittää ymmärtää omat liiketoimintaprosessit. Tarkoitan sitä, että todella ymmärtää ne prosessit ja niihin liittyvät tehtävät. Tämä vaatii niiden ihmisten osallistamista, jotka varsinaisesti toteuttavat liiketoimintaprosessien tehtäviä. Prosessit kannattaa myös kuvata, jotta asiasta voidaan porukalla keskustella. Yhdessä voidaan miettiä myös sitä, miten toimintamalleja kannattaisi muuttaa, jotta työt saataisiin tehtyä laadukkaammin ja tehokkaammin. Kun suunnitelma on tehty, niin muutetaan prosessia rajatussa ympäristössä ja testataan millaisia vaikutuksia muutoksella oli. Tämän tyyppisellä työllä saadaan yleensä jo selkeitä hyötyjä aikaiseksi. Ei tarvita teknologioita ja laitteita. Tarvitaan halu kehittää toimintaa, osaavia ihmisiä, kynä ja paperia.

pdca

Kun teknologiaa (vaikkapa ohjelmistorobotti) otetaan avuksi, niin tällöin viritetystä prosessista saadaan vielä enemmän laatua ja tehoja, koska inhimilliset virheet poistuvat sekä suoritus nopeutuu. Kun omaan erppiin tai talousjärjestelmään saadaan automatisoidut toiminnat kehitettyä, niin tällöin saadaan vielä suurempi osuus potentiaalista ulos mitattua.

Automatisoinnin hyötyjä on useita. Oli kyseessä sitten auton kokoonpano, maan siirtäminen paikasta toiseen, tietokoneella tehtävät säännönmukaiset rutiinitehtävät, niin yleensä automatisoinnin avulla tehokkuus kasvaa ja laatu paranee. Automatisoitavat työt ovat usein sellaisia töitä, joista ihminen ei edes lähtökohtaisesti pidä. Tästä näkökulmasta myös työnkuvat muuttuvat mielenkiintoisemmiksi.

Uskalla siis istahtaa alas ja miettiä ymmärrätkö omat liiketoimintaprosessisi. Ota kehitykseen mukaan ihmisiä ja miettikää, miten voisitte omaa toimintaanne kehittää laadukkaampaan ja tehokkaampaan suuntaan. Kun suunta löytyy, niin uskalla tehdä toimenpiteitä niiden edistämiseksi. Matkalle avuksi löytyy myös varmasti apuja kolmansista osapuolista mutta tärkeää on löytää ensin talon sisältä tahtotila ja sitoutuminen asiaan.

Julkaistu: Wed, 12 Jun 2019 05:40:27 +0000 | Kategoria: Yleinen

Joni Ranta-Eskola

Olen Rajobit Oy perustaja. Olen ollut aina kiinnostunut tekemään asioita uudella tavalla ja olen tätä kiinnostuksen kohdetta päässyt myös hyödyntämään työuralla. Tällä hetkellä mukana matkalla on myös huippu tiimi, jonka kanssa pyrimme tukemaan kaiken kokoisia yrityksiä liiketoimintaprosessien tehostamisessa.

Jätä kommentti