För att hålla sig relevant i konkurrensen krävs att man har koll på sina interna processer. Hur startar man arbetet med att effektivisera sina interna processer?
Att ställa om från manuellt till automatiserat arbete är inte ett engångsprojekt, utan en kontinuerlig resa i verksamhetsutveckling. Den största vinsten handlar i slutändan inte om tekniken i sig, utan om människan. När tröttsam administration försvinner ur vardagen skapas utrymmet som krävs för kreativ problemlösning, djupare kundrelationer och ett mycket mer värdeskapande arbete.
Börja smått, plocka de lågt hängande frukterna först, och låt framgångarna bygga momentum för er fortsatta digitaliseringsresa.
Tänk er att en anställd skall sluta och en ny person skall ta vid. Hur kan ni säkerställa att övergången blir som allra smidigast?
En vanlig metod är att låta den nyanställde gå bredvid ett tag och lära sig av den som utför uppgifterna just nu. En bättre metod är att dokumentera processen så att den kan utföras både av en nyanställd men också av en temporär vikarie, när det kommer semestrar, VAB eller sjukdomsperioder ivägen.
Fyll i ett dokument med vad som krävs, ge processen en titel och en översiktlig steg för steg. Utveckla om det behövs.
Har ni en process som utförs av flera olika medarbetare så brukar också tillvägagångssättet skilja sig lite mellan de olika personerna. Genom att standardisera processen säkerställer ni att hela teamet kan hoppa in om det behövs likväl som en nyanställd person snabbt kan sätta sig in i arbetsuppgiften.
En standardiserad process kan låta tråkigt, men det är ett effektivt sätt för att bygga en stabil organisation.
Med processerna kartlagda och standardiserade har ni öppnat möjligheten för att helt automatisera processen. Det betyder att uppgifter som tidigare utförts av en eller flera människor plötsligt kan utföras av en robot.
Den bästa processen är en helautomatiserad process. Den näst bästa är en semi-automatisk. Vägen dit är inte så svår som den låter.
En digital kollega härmar hur ni arbetar idag - med inloggning, klick i systemet, avläsning av fält med mera. Precis som en verklig kollega gör idag. Ni behöver inte byta process eller lära något nytt utan ni använder er redan standardiserade process.