För Midama Ekonomi handlar utveckling om att arbeta smartare, hålla hög kvalitet och skapa en arbetsvardag som är hållbar för människorna bakom siffrorna. När byrån växte blev det också tydligt att alla moment inte längre kunde vila på minnet, manuella rutiner eller tålamodet hos erfarna konsulter. Därför blev automation ett naturligt steg mot en mer strukturerad, trygg och effektiv vardag.
Idag är Midama Ekonomi en redovisningsbyrå med 25 medarbetare, kontor i Ljusdal och delägarskap i ytterligare en byrå i Delsbo. Verksamheten har sina rötter i Hälsingland och en över 20 år lång historia, men blicken har länge varit riktad framåt. Företagets grundidé har varit densamma sedan start. Kunderna ska få fokusera på det de är bäst på, och Midama ska göra detsamma, med hög kvalitet och så effektiva arbetssätt som möjligt.
När Maja Frost klev in som vd i slutet av 2023 kom hon från en helt annan bransch, besöksnäringen. Med sig tog hon ett tydligt serviceperspektiv och en viktig fråga. Hur kan man skapa mer värde för kunden utan att medarbetarna fastnar i sådant som bara tar tid och energi?
“Vi pratar ganska mycket om ‘döda klick’ - allt det man gör utan värde. Och jag hade en ganska klar bild av att vårt arbete består av väldigt mycket sådant”, berättar Maja
Just där började också Midamas resa med automation.
Tillväxt, höga krav och begränsade resurser skapade ett tydligt behov
Redovisningsbranschen är pressad från flera håll samtidigt. Kraven på kvalitet, dokumentation och spårbarhet ökar. Samtidigt är det svårt att rekrytera rätt kompetens, särskilt på mindre orter. För Midama, som befinner sig mitt emellan de allra största aktörerna och de allra minsta byråerna, blev det viktigt att använda resurserna klokt.
Bolaget är tillräckligt stort för att behöva struktur, transparens och enhetliga arbetssätt. Men inte så stort att det finns obegränsade interna utvecklingsresurser eller stora budgetar för omfattande förändringsprojekt.
Det var därför viktigt att börja i liten skala. Inte med ett jätteprojekt, utan med en konkret process där nyttan snabbt kunde bli tydlig.Maja tog frågan vidare till personalen. Vad är det tråkigaste, mest repetitiva och mest avgränsade momentet i vardagen? Svaret kom från lönekonsulterna.
I en del av löneprocessen bestod arbetet i princip av att klicka vidare, spara ner material och fortsätta till nästa steg. Ett litet moment på pappret, men ett stort irritationsmoment i vardagen. Där föddes den första automationen. “Vi måste bara börja med något litet. Om man inte har hela spelplanen klar för sig, så får man börja med den lågt hängande frukten”, fortsätter Maja.
Liten startsträcka, enkel process och snabb väg till nytta
En viktig anledning till att Midama valde att gå vidare var att tröskeln kändes låg. Investeringen var begränsad, månadskostnaden rimlig och upplägget gav utrymme att testa i praktiken utan att först behöva fatta ett stort strategiskt beslut med hela organisationen på spel.
Själva införandet upplevdes också som ovanligt enkelt. Midama behövde inte kunna tekniken bakom lösningen. Det viktiga var att kunna visa hur arbetet såg ut i dag och beskriva vad man ville slippa göra manuellt framöver. “Det bästa är att vi inte behöver kunna tekniken. Vi behöver kunna vad vi gör och vad vi vill sluta göra, berättar Maja.
Arbetssättet var konkret. Några Teams möten. Några inspelade skärmar. Tydliga exempel på hur processen såg ut i praktiken. Sedan gick arbetet snabbt framåt. Den första automationen var i test inom ungefär tre veckor från första mötet.
Senare byggdes också en andra automation, denna gång för dokumentation i bokslutsarbetet.
Resultat som märks i både kvalitet, tid och arbetsmiljö
Midama har i dag två automationer i gång. Den första är kopplad till löneprocessen. Där har den tydligaste effekten hittills varit ett bättre arbetsflöde för medarbetarna. Arbetet flyter bättre och upplevs som betydligt smidigare, för att använda Majas egen beskrivning.
Den andra automationen har gett ännu tydligare mätbara effekter. Den används i bokslutsarbetet för att spara ner systemdokumentation och behandlingshistorik på ett enhetligt sätt.
"Tidigare tog detta i snitt mellan 9 och 12 minuter per kund. Under våren räknar Midama med att automationen kommer att hantera dokumentation för omkring 650 kunder. Det innebär en frigjord arbetstid på ungefär 97,5 till 130 timmar under en säsong. Nu jobbar den digitala kollegan i bakgrunden medan våra konsulter kan göra någonting annat”, säger Maja.
Men tidsbesparingen är bara en del av vinsten. Lika viktigt är att kvaliteten blir jämn. Dokumentationen sparas på exakt samma sätt varje gång. Filerna får samma struktur och samma logik. Det gör det enklare att hitta rätt, lättare att följa upp och tryggare att veta att saker verkligen är gjorda som de ska.
Midama ser också tecken på att övertiden under högsäsongen kommer att minska jämfört med tidigare år. När varje konsult hinner fler uppdrag utan att tempot behöver skruvas upp, blir hela planeringen stabilare. Och det spelar stor roll i en organisation där hållbar arbetsmiljö är ett av de viktigaste målen.
Automation som stöd för en modern och hållbar byrå
För Midama handlar automation inte om att ersätta människan. Tvärtom. Målet är att ge människan mer tid till det som verkligen kräver omdöme, kvalitetssäkring, analys och kundkontakt.
Maja Frost ser utvecklingen som självklar för en byrå som vill vara relevant också framåt.
“Jag tror inte att det är de som använder ny teknik som blir uppätna. Det är de som inte använder den”, avslutar hon.
Framåt räknar Midama med att bygga fler automationer. Inte för att fylla verksamheten med teknik, utan för att frigöra mer tid till värdeskapande arbete, minska sårbarheten i planeringen och skapa ännu bättre förutsättningar för både medarbetare och kunder.
Midamas erfarenhet visar att automation inte behöver börja stort för att göra stor skillnad. Ibland räcker det att börja med några få klick som ingen egentligen borde behöva lägga sin arbetsdag på. Därifrån kan effekterna växa snabbt. För kvaliteten. För arbetsron. Och för kundvärdet.