Bonum on lappeenrantalainen tilitoimisto, jossa työskentelee nelisenkymmentä taloushallinnon ammattilaista. Yrityksellä on laaja asiakaskunta, pienistä yhden hengen yrityksistä aina useiden kymmenien miljoonien liikevaihtoa tekeviin yhtiöihin. Kasvu on ollut viime vuosina vauhdikasta ja Bonum palkittiinkin hiljattain Netvisorin vuoden kasvukumppanina.
Asiakkuusjohtaja Jari Kurronen kertoo, että kasvu toi mukanaan tarpeen tarkastella myös omaa tekemistä uudella kulmalla:
“Näytti tosi pahalta, kun ammattilaiset tekivät paljon tylsää näpyttelyä. Ajatus kulkee jo kilometrin päässä, mutta sormi klikkailee yhä sitä rutiinia. Siitä piti päästä eroon.”
Rutiinit söivät energiaa ja aikaa
Ennen automaatiota palkanlaskijoiden työpäivät sisälsivät runsaasti käsin tehtäviä vaiheita. Palkkojen laskemisen jälkeen tiedot siirrettiin järjestelmästä toiseen, raportteja muodostettiin ja arkistoitiin käsipelillä. Työtapoja oli monia, mikä teki prosessien yhdenmukaistamisesta hankalaa.
“Kun olet laskenut palkat, haluaisit jo jatkaa seuraavaan asiaan, mutta piti seurata vielä esimerkiksi ulosottoja, maksatusajoja ja naputella raportteja eri paikkoihin. Se ei ollut mielekästä,” Kurronen kuvaa lähtötilannetta.
Vuoden 2023 alussa Bonum päätti tehostaa toimintaansa automaatiolla ja aloitti yhteistyön Rajobitin kanssa. Käyttöönotto eteni nopeasti, vaikka alkuun vastaan tuli selainten viiveitä ja verkkokatkoja.
“Alussa piti opetella, missä kohtaa prosessia automaatiota täytyy hieman hidastaa, että raportit ehtivät muodostua. Mutta kun nämä oli hiottu, homma lähti sujumaan”, Jari kertoo.
Nykyisin palkanlaskija laskee ensiksi palkat ja antaa valmiit asiakkaat automaation hoidettavaksi. Se siirtää tiedot eteenpäin, muodostaa raportit ja ilmoittaa, kun kaikki on valmista laskutusta varten. Mikäli prosessin aikana ilmenee jokin ongelma, automaatio pysähtyy eikä tee virheitä.
Automaatio säästää Bonumilta kuukausittain merkittävästi työaikaa.
“Viimeisimmässä raportissa automaatio teki 12,5 tuntia kliksuttelua. Jos ihminen olisi tehnyt saman, siihen olisi mennyt ainakin tuplaten eli noin 25 tuntia. Se on melkein kokonainen työviikko pois naputtelusta,” Jari konkretisoi.
Hyödyt eivät ole pelkästään ajassa mitattavia. Henkilöstö on paljon tyytyväisempi työtehtäviinsä, kun tylsät ja epämieluisat rutiinit on siirretty automaatiolle. “Palkanlaskijan palkkaprosessi on nyt alusta loppuun lyhyempi, selkeämpi ja mielekkäämpi tehdä,” Kurronen lisää vielä.
Myös luotettavuus on lisääntynyt, sillä automaatio toistaa samat vaiheet aina samalla tavalla. “Se antaa tietyn turvan. Kun tiedetään, että ohjelma ei tee omia päätöksiä, voidaan luottaa siihen, että asiat menevät aina oikein,” Jari kertoo.
Joona kuvaa yhteistyötä Rajobitin kanssa poikkeuksellisen miellyttäväksi.
” Se mikä jäi erityisesti mieleen, oli nopea ja palveleva viestintä. Tuntui, että oikeasti haluttiin ymmärtää meidän arkea. Kun tuli kysymyksiä tai ideoita, niihin reagoitiin heti – ei viikkojen päästä.”
Hän kiittelee myös Rajobitin tiimin vilpittömyyttä. ”Meitä kuunneltiin, eikä mitään yritetty myydä väkisin. Kaikki keskustelut olivat rehellisiä ja ratkaisukeskeisiä. Se oli sellaista aitoa kumppanuutta, ei vain palvelusuhdetta.”
Jos automaatioiden kanssa on ollut haastetta tai tarvetta päivityksille, tuki toimii nopeasti ja ystävällisesti. ”Viestintä on aina rakentavaa ja ratkaisukeskeistä. Rajobitin asiakaspalvelu on todella laadukasta – sellaista, jota ei nykyään aina kohtaa.”
Automaatio on jo tuonut Bonumille tehokkuutta, parempaa työhyvinvointia ja lisää mielenrauhaa. Siksi yritys haluaakin investoida lisää etenkin Veroautomaation puolelle, erityisesti tulorekisteri-ilmoituksiin ja raporttien hakuun.
“Raporttien haku käsin on hidasta ja työlästä. Olisi paljon parempi, että automaatio hakisi ne valmiiksi sovittuun kansioon, josta sekä palkanlaskijat että kirjanpitäjät voivat käyttää niitä. Kukaan ei joudu erikseen kuittailemaan, että nyt olen hakenut tiedot.”
Samalla Bonum näkee mahdollisuuksia muissa Veroautomaatioissa, kuten aineistojen nouto- ja arkistointiprosesseissa. Näin asiantuntijat voivat keskittyä siihen, missä heidän osaamisensa todella tuo arvoa.
Bonumin kokemukset ovat hyvä esimerkki siitä, kuinka älykäs automaatio ei tuo pelkästään kustannustehokkuutta. Se tekee ammattilaisten työstä mielekkäämpää, vapauttaa aikaa arvoa tuottavaan työhön ja luo luottamusta prosessien laatuun.
“Jos tuote on huomaamaton, kaikki toimii hyvin. Ei ole tarvinnut nostaa yhtään asiaa johdon pöydälle. Se kertoo, että ydin on kunnossa,” Kurronen tiivistää.