Tilitoimistoalalla puhutaan paljon automaatiosta, mutta Finassalla se nähdään ennen kaikkea keinona vapauttaa asiantuntijoiden aikaa asiakkaiden auttamiseen. Kun rutiinit hoituvat automaattisesti, kokeneet osaajat voivat keskittyä siihen, missä heidän osaamisensa tuottaa eniten arvoa.
Tämä ajattelutapa on ollut mukana Finassan toiminnassa alusta lähtien.
Finassan taustalla on vuonna 2022 toteutunut Aldian yrityskauppa. Kun kilpailukielto päättyi vuonna 2024, toimitusjohtaja Tiina Raatikainen perusti uuden tilitoimiston yhdessä Aldian entisten avainhenkilöiden kanssa. Mukaan lähti joukko kokeneita ammattilaisia, joita yhdistivät samanlainen asiakaspalveluasenne ja halu rakentaa moderni tilitoimisto puhtaalta pöydältä.
"Kun ihmiset voivat hyvin ja saavat tehdä sitä, mitä osaavat parhaiten, syntyy myös hyvää asiakaspalvelua", Tiina Raatikainen kuvailee Finassan toimintafilosofiaa.
Yrityksen tavoitteena ei ole olla pelkkä lakisääteisiä palveluja tuottava tilitoimisto. Finassalla uskotaan siihen, että tulevaisuuden taloushallinnossa asiantuntijan tärkein tehtävä on auttaa asiakasta ymmärtämään liiketoimintaansa ja tekemään parempia päätöksiä.
"Me haluamme tuottaa tietoa, josta asiakkaalle on oikeasti hyötyä. Emme pelkästään kerro mitä on tapahtunut, vaan autamme myös ennakoimaan tulevaa", Raatikainen kertoo.
Finassan kasvun myötä myös palkkahallinnon prosesseja alettiin tarkastella kriittisesti. Yksi aikaa vievistä työvaiheista liittyi tulorekisteritietojen täsmäyttämiseen.
Kyseessä on tärkeä tarkistus, jolla varmistetaan, että palkkaohjelman tiedot vastaavat tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja. Vaikka tehtävä on pakollinen, sen toteuttaminen manuaalisesti vaatii useiden järjestelmien käyttöä, tietojen hakemista ja vertailua.
Palkanlaskennan asiantuntija Mari Pekkola tietää prosessin hyvin.
"Aikaisemmin haettiin tiedot ohjelmasta, tulorekisteristä ja omista Excel-pohjista. Jos kaikki täsmäsi, aikaa kului helposti kymmenestä viiteentoista minuuttia asiakasta kohden. Jos löytyi virheitä, aikaa meni huomattavasti enemmän."
Yksittäisen asiakkaan kohdalla työmäärä ei kuulosta suurelta, mutta kun asiakkaita on paljon, kertyy tarkistuksista nopeasti useita työtunteja kuukaudessa. Samalla työ keskeyttää muuta tekemistä ja vaatii jatkuvaa järjestelmästä toiseen siirtymistä.
Lisäksi ongelmat havaitaan helposti vasta kuukausien päästä, jolloin niiden korjaaminen muuttuu huomattavasti työläämmäksi.
Kun Rajobit ehdotti tulorekisteritietojen täsmäytyksen automatisointia, Finassalla nähtiin nopeasti ratkaisun potentiaali.
Automaatio hakee tarvittavat tiedot tulorekisteristä sekä Netvisorista, vertailee ne keskenään ja lähettää täsmäytyksen tuloksista raportin suoraan sähköpostiin.
Siitä näkee yhdellä silmäyksellä, mitkä asiakkaat täsmäävät täysin ja missä tiedoissa on poikkeamia. Jos kaikki on kunnossa, tarkistus voidaan kuitata nopeasti. Mikäli eroja löytyy, raportti näyttää täsmällisesti, mistä ne johtuvat. Pekkolan mukaan yksi suurimmista hyödyistä on juuri näkyvyys.
"Raportista näkee todella helposti, mistä mahdolliset erot johtuvat. Ei tarvitse itse lähteä kaivelemaan tietoja eri paikoista ja rakentamaan vertailuja käsin."
Automaation avulla mahdolliset virheet löytyvät heti ensimmäisistä palkkakausista lähtien. Tämä on tärkeää erityisesti silloin, kun asiakkaan palkkajärjestelmässä tai palkkalajeissa on asetuksia, jotka eivät toimi aivan suunnitellusti.
"Mitä aikaisemmin täsmäytyksiä tehdään, sitä nopeammin huomataan, onko ohjelma rakennettu oikein ja siirtyvätkö tiedot varmasti tulorekisteriin niin kuin pitää", Pekkola kertoo.
Automaatio osoitti hyötynsä käytännössä heti. Palkanlaskennan asiantuntija Mervi Mattila kertoo tapauksesta, jossa automaatio havaitsi virheen kiireisimmän tilinpäätöskauden keskellä.
"Ensimmäisellä kierroksella löytyi sellainen virhe, jota en olisi varmasti ehtinyt tarkistaa käsin siinä kiireessä. Jos asia olisi huomattu myöhemmin, siitä olisi voinut tulla viivästyskorkoja. Siinä kohtaa automaatiosta oli ihan konkreettista hyötyä."
Mattilan mukaan asiakkaan näkökulmasta tärkeintä on varmuus. "On paljon mukavampi huomata virhe heti kuin korjata vuoden vanhoja tietoja jälkikäteen. Samalla asiakkaalle voidaan kertoa luottavaisin mielin, että palkkatiedot ovat kunnossa."
Tämä korostuu erityisesti tilanteissa, joissa uusi asiakas siirtyy toisesta tilitoimistosta. Tätä tapahtuu Finassalla tällä hetkellä paljon.
"Juuri tänään tuli vastaan tapaus, jossa piti lähteä selvittämään vanhoja tulorekisteritietoja jälkikäteen. Sellaisten tilanteiden välttäminen on kaikkien etu."
Finassalla käyttöönottoa kiitellään erityisesti sen suoraviivaisuudesta. Tarvittavat oikeudet ja tiedot käytiin yhdessä läpi, ja projektin eteneminen pysyi koko ajan selkeänä.
"Kaikki oli hyvin yksinkertaista. Meille kerrottiin selkeästi mitä tarvitaan, käytiin asiat yhdessä läpi ja sen jälkeen automaatio alkoi toimia. Ei tarvinnut opetella uusia ohjelmia tai ylimääräisiä kirjautumisia", Pekkola kertoo.
Myös Mattila nostaa esiin yhden käytännön yksityiskohdan. "Minun näkökulmastani parasta on se, ettei taas tullut yhtä uutta järjestelmää lisää. Raportti tulee suoraan sähköpostiin ja siitä näkee heti tilanteen."
Finassalla uskotaan vahvasti siihen, että automaation merkitys kasvaa edelleen tulevina vuosina. Tiina Raatikaisen mukaan kaikki säännönmukaiset työvaiheet tullaan ennemmin tai myöhemmin automatisoimaan.
"Taloushallinnossa kaikki tehtävät, joille voidaan rakentaa selkeät säännöt, voidaan myös automatisoida. Silloin asiantuntijoiden työksi jää tiedon tulkinta, analysointi ja asiakkaiden auttaminen."
Hänen mukaansa juuri tästä syystä Finassa panostaa vahvasti kokeneisiin osaajiin. Tavoitteena on laajentaa entisestään vahvaa asiantuntijatiimiä, joka yhdistää laaja-alaisen osaamisen ja kyvyn ratkaista asiakkaiden vaativimmatkin tilanteet. Kun rutiinit hoituvat automaattisesti, asiantuntijoilla on enemmän aikaa siihen, mistä asiakkaat ovat valmiita maksamaan: neuvontaan, ennakointiin ja liiketoiminnan kehittämiseen.
Mervi Mattila tiivistää automaation hyödyn omalla tavallaan.
"Odotan sitä päivää, että sähköpostissa lukee kaikissa asiakkaissa vain OK. Silloin tietää heti, että kaikki on kunnossa eikä aikaa tarvitse käyttää tarkistamiseen."
Juuri siitä Finassan automaatiomatkassa on kyse. Vähemmän rutiineja. Vähemmän yllätyksiä. Enemmän aikaa asiantuntijatyölle ja asiakkaiden auttamiselle.