Bilkollektivet, en innovativ aktör inom fordonsindustrin, har vuxit imponerande på bara några få år och har nästan femdubblat sin omsättning. Tekniken utvecklas på många sätt och har på senare tid lett till att allt mer manuellt arbete överförs från människor till automation.
Bilkollektivet är en norsk ideell organisation som erbjuder bilpooler som ett alternativ till privat bilanvändning. Organisationen verkar för en grönare och bättre miljö genom att minska antalet bilar på vägarna, vilket också drar ner på onödig körning och föroreningar.
Bilkollektivets vd Morten Munch-Olsen hörde först talas om mjukvarurobotik och Rajobit via rekommendationer. Ett Finland-baserat, internationaliserande tjänsteföretag inom intelligent automation verkade vara en mycket passande partner.
"Vi ville testa automation för att se om det skulle passa vår verksamhet och hjälpa oss att växa. Rajobits priser var mycket överkomliga, så riskerna var små och tröskeln för att införa systemet var låg. Allt eftersom projektet fortskred märkte jag också att Rajobits team var fantastiskt att arbeta med – allt var flexibelt, anpassningsbart och snabbt."
Svårt att hitta personal för rutinuppgifter
Det stod snabbt klart på Bilkollektivet att personalen, för att kunna utveckla verksamheten, behövde frigöras för mer komplext arbete som kräver hjärnkapacitet, snarare än att arbeta med själsdödande rutinuppgifter.
Ibland kan införandet av automation leda till att personalen oroar sig för sina jobb. På Bilkollektivet skingrades dock denna oro snabbt genom öppen kommunikation.
"I diskussioner med vår personal betonade vi att vi inte introducerade en robot för att ersätta människor – ingen skulle förlora sitt jobb. Istället skulle Rajobits intelligenta automation hjälpa oss att lätta på den uppbyggda arbetsbördan och eliminera tråkiga eller repetitiva uppgifter", säger Munch-Olsen.
Organisationen hade tidigare övervägt att anställa mer personal för att hjälpa till med eftersläpningen. I Norge har dock många märkt hur svårt det är att hitta människor för att utföra tröttsamma rutinuppgifter och hålla dem motiverade. Rekrytering är dyrt och tidskrävande, och i många fall hittar man bara tillfällig personal. Och som Munch-Olsen påpekar är det arbete som automationen får utföra inte ens hälsosamt för människor.
Snabbare fakturering med färre förseningar
I takt med att Bilkollektivets snabba tillväxt fortsatte märkte företaget snart att den plötsliga ökningen av arbetsbördan inte längre kunde hanteras manuellt. Detta var särskilt tydligt när det gällde fakturering.
"Så snart en förare parkerade i ett område där parkeringen övervakades automatiskt skickades en faktura till bilägaren – Bilkollektivet. Därefter var en anställd tvungen att kontrollera användarens uppgifter i vårt bokningssystem och skicka fakturan till dem", förklarar Munch-Olsen.
Men när företaget växte blev den motsvarande ökningen av antalet fakturor för mycket för en person att hantera. Dessutom var dessa uppgifter tröttsamt repetitiva.
Det var här Rajobit kom in i bilden: ett automationsprojekt lanserades snabbt under hösten 2021 och tog bara ungefär en vecka att slutföra. Istället för att ge systemet hela den eftersläpande högen att beta av på en gång, fick automationen börja med ett mindre antal fakturor. När allt fungerade smidigt skalades arbetsbördan upp.
"Rajobit var verkligen snabba med att leverera vår digitala assistent. Den läser inkommande fakturor, kontrollerar bokningssystemet för att se vem som använder vilket fordon och hur lång tid parkeringen tar, och skickar fakturan. Det här är verkligen något unikt, det är fantastiskt!".
Eftersläpningar inom fakturering är numera ett minne blott, eftersom kunderna debiteras snabbare och med mindre dröjsmål. Som ett resultat har Bilkollektivet mycket bättre förutsättningar att hantera sin tillväxt.
Investeringen betalade sig på bara cirka två månader. Och eftersom det inte fanns något behov av att bygga en separat integration i systemet, kunde Bilkollektivet också spara pengar på utvecklingskostnader. Så länge roboten får ett användarnamn och lösenord för att logga in, kan den arbeta i exakt samma systemmiljö som människor.
Rajobits automation förhindrar missbruk
Bilkollektivets erfarenhet av den första digitala assistenten som levererades av Rajobit var så positiv att de snart beställde en till. Den andra automationen utvecklades för att upptäcka missbruk av bränslekort.
Den kontrollerar dagligen de transaktioner och bokningar som görs med korten, och eventuella avvikelser upptäcks och rapporteras automatiskt.
"Med hjälp av automationen kan vi upptäcka missbruk av bränslekort snabbare än tidigare. Detta gör att vi antingen kan debitera användarna för den faktiska användningen av korten eller åtminstone förhindra ytterligare stöld."
En digital assistent gör rätt varje gång
Den stora fördelen med automation är att den presterar mer konsekvent än människor: samma uppgifter utförs på exakt samma sätt varje gång, utan några misstag. Munch-Olsen ger ett exempel:
"En gång när jag själv använde Bilkollektivets parkeringstjänst som kund fick jag en faktura där betalningsuppgifterna inte tydligt visade vad jag debiterades för. Jag trodde att det måste vara ett problem med vår digitala assistent från Rajobit och undrade om samma misstag gjordes i hur andra kunder fakturerades.
Jag bestämde mig för att åka till kontoret för att se vad som stod på. Vi hade nyligen gjort vissa förändringar i våra processer, och det slog mig att vår personal kanske inte hade granskat slutresultatet ännu när förändringarna väl hade trätt i kraft.
När jag undersökte saken på kontoret blev jag förvånad över att upptäcka att vår digitala assistent fungerade precis som den skulle – faktureringsfelet berodde på den mänskliga faktorn, eftersom fakturan hade utfärdats manuellt av en i vår personal."
Automation överträffar förväntningarna
Enligt Munch-Olsen har Rajobits intelligenta automation gjort parkeringsprocessen mer förutsägbar. Automationen utför alltid uppgiften på samma sätt och kunderna faktureras snabbare.
"Det är enklare för våra kunder att se exakt vad de debiteras för när fakturan kommer strax efter att fordonet har parkerats, snarare än en månad senare."
Enligt Munch-Olsen skapade Rajobits tjänstemodell en väldigt låg tröskel för att införa intelligent automation. Det tog mycket kort tid att sätta upp och kostnaderna var rimliga. Sammantaget har Rajobits automation verkligen hjälpt Bilkollektivet att växa.
"Leveransen av roboten och dess effektivitet överträffade alla mina förväntningar."