När vardagen fylls av återkommande moment som måste göras på exakt rätt sätt, månad efter månad, blir det tydligt var tiden egentligen försvinner. För Klara Consulting blev automation ett sätt att skapa mer struktur, minska sårbarheten och frigöra tid till det som ger mest värde för kunderna
I takt med att kunder i allt högre grad efterfrågar rådgivning, transparens och förutsägbara priser, blev det också nödvändigt att automatisera sådant som inte längre upplevs som kundvärde.
För Linn Kallemur, som har en lång bakgrund inom lön och rådgivning, handlade beslutet inte bara om effektivitet. Det handlade om trygghet, kvalitet och att bygga en verksamhet som håller över tid.
”Även om det bara är fem minuter per kund så sparar det oss fortfarande tid. Jag behöver inte hålla koll på att det är gjort. Den tiden kan jag lägga på mycket mer värdeskapande saker. Men framför allt handlar det om att kunna hantera fler kunder och större komplexitet utan att varje uppdrag kräver proportionellt mer resurser”, säger Linn Kallemur
Utmaningen låg i alla små moment
Klara Consulting hade varit i kontakt med Rajobit redan tidigare, men då var tiden inte riktigt mogen. Linn beskriver att det inledningsvis fanns en viss osäkerhet – inte mot förändring i sig, utan kring vad automation faktiskt skulle innebära i praktiken. Efter ungefär ett år hade synsättet förändrats. Då fanns både större mognad och större vilja att testa.
Det visade sig vara rätt läge.
Utmaningen var inte brist på arbete. Utmaningen var alla små moment – och hur de sammantaget begränsade möjligheten att växa på ett hållbart sätt.
I en redovisnings- och löneverksamhet består mycket av arbetet av rutiner som måste bli gjorda. En lönekörning ska startas. Underlag ska hämtas. Preliminära lönespecifikationer ska skickas för godkännande. När kunden har godkänt ska lönen stängas. Rapporter ska sparas ner i rätt mapp och döpas på rätt sätt.
Varje enskilt steg kan kännas litet. Men när samma sak görs för många kunder blir det snabbt en betydande mängd tid – och dessutom arbete som kräver hög koncentration utan att nödvändigtvis skapa motsvarande kundvärde.
Samtidigt ser kunderna olika ut, med varierande upplägg, förmåner och sätt att rapportera in uppgifter. Det gör att processerna inte alltid går att standardisera fullt ut.
”Våra kunder ser olika ut, och det är en viktig del av vår affär. Utmaningen ligger i att skapa gemensamma, systemstyrda grundprocesser – utan att förlora flexibiliteten där kundernas behov faktiskt skiljer sig åt”, förklarar Linn.
Trots variationen mellan kunderna blev det tydligt att vissa återkommande delar lämpade sig väl för automation – särskilt moment som är statiska, repetitiva och behöver utföras på samma sätt varje gång.
En smidig start skapade förtroende
Klara Consulting började med processer inom lön, där automation tog hand om delar av flödet mellan olika system. Senare byggdes även lösningar för leverantörsfakturor, där inkommande fakturor granskas och styrs till rätt bolag.
Enligt Linn var uppstarten förvånansvärt smidig. Från att processerna kartlades och processen spelades in till att den första månaden testades gick det snabbt, vilket skapade trygghet i ett läge där det annars är lätt att tveka.
”Jag upplevde att uppstarten var väldigt smidig. Det var kort, det var fokuserat och det kändes verkligen att Rajobit var på vår sida”, berättar Linn.
Hon pekar också på samarbetet som en avgörande faktor. Tillgänglighet, förståelse för verksamheten och rätt nivå av dialog skapade ett förtroende som gjorde det lättare att ta nästa steg. Varken för mycket tryck eller för lite kontakt – utan en väl avvägd balans.
Internt började inställningen också förändras. Det som till en början kunde kännas osäkert väckte i stället nyfikenhet när kollegorna såg att processerna fungerade i praktiken.
Mer än bara sparad tid
Det mest påtagliga resultatet är tidsbesparingarna. Även om ett moment bara tar några minuter manuellt blir effekten tydlig när samma arbete upprepas över många kunder och många lönekörningar. Dessutom fortsätter automationen att fungera även om någon är sjuk eller frånvarande.
Men vinsten stannar inte där.
Automation har gjort de statiska momenten mer inramade och förutsägbara, vilket minskar risken för småfel som missade steg eller felaktigt sparade rapporter. Samtidigt frigörs mental energi.
När medarbetare inte längre behöver hålla allt i huvudet blir det lättare att fokusera på analys, dialog och rådgivning. För Klara Consulting är detta ett medvetet vägval – att flytta fokus från handpåläggning till ansvar och värdeskapande rådgivning. Det stärker konsultrollen och gör arbetet mer meningsfullt.
”Det bästa är att minimera repetitiva uppgifter. Det gör att våra konsulter kan arbeta mer rådgivande, vara nära kunden och skapa större förståelse för kundens affär.”
För Klara Consulting handlar automation alltså inte om att ersätta människor, utan om att använda deras tid och kompetens på rätt sätt – från rutin till ansvar, från handpåläggning till värde.
Ett viktigt steg för framtiden
Klara Consulting ser automation som en självklar del av både nutid och framtid. I en bransch där kraven förändras snabbt, och där kunder och nya medarbetare förväntar sig moderna arbetssätt, är det inte längre ett val utan en förutsättning.
Linn är övertygad om att företag som inte utvecklar sina processer riskerar att halka efter – något som redan börjar märkas i marknaden. Kunder är i allt mindre utsträckning villiga att betala för arbete som upplevs kunna göras smartare.
Samtidigt är hon realistisk. Allt går inte att standardisera, och systemen runt omkring förändras hela tiden. Därför krävs ett arbetssätt där man är vaken, testar sig fram och bygger vidare steg för steg.
För Klara Consulting har automation redan blivit ett sätt att skapa bättre arbetsdagar, starkare leveranser och bättre förutsättningar för tillväxt. Och resan har bara börjat.
”Gör man ingenting åt de här delarna så blir det svårt att fortsätta vara relevant – både för kunder och medarbetare – över tid”, avslutar Linn.