Referenssit: Bilkollektivet
Bilkollektivet ratkaisi työvoimapulansa digitaalisella assistentilla
Kuljetusala, autoala
Jaa sivu:
Innovatiivinen autoalan toimija Bilkollektivet on kasvanut voimakkaasti muutamassa vuodessa ja noin viisinkertaistanut liikevaihtonsa. Teknologiaa on kehitetty monipuolisesti ja nyt viimeisempänä - manuaalista työtä on siirretty ihmisiltä ohjelmistoroboteille.
Bilkollektivet on voittoa tavoittelematon norjalainen organisaatio, joka tarjoaa henkilöautojen tilalle yhteiskäyttöisiä ajoneuvoja. Bilkollektivet edistää vihreämpää ja parempaa ympäristöä, jossa on vähemmän autoja, turhaa ajoa ja saasteita.
Toimitusjohtaja Morten Munch-Olsen sai kuulla ohjelmistorobotiikasta ja Rajobit Oy:stä suositusten kautta. Suomalaistaustainen, kansainvälistyvä ohjelmistorobotiikan alan palveluyritys vaikutti sopivalta kumppanilta.
”Halusimme kokeilla, miten ohjelmistorobotiikka soveltuu liiketoimintaamme ja voi tukea kasvuamme. Rajobitin hinnoittelu oli alhainen ja siten myös riskit pienet, joten kynnys yhteistyön aloittamiselle oli matala. Projektin edetessä huomasin, että Rajobitin tiimin kanssa oli todella hyvä työskennellä. Toiminta oli joustavaa, mukautuvaa ja nopeaa”, Munch-Olsen kiittelee.
Rekrytointi haastavaa toisteisiin rutiinitehtäviin
Bilkollektivetilla tiedettiin, että voidakseen kehittää liiketoimintaa eteenpäin, ihmisresursseja ja aikaa oli käytettävä puuduttavien rutiinitöiden sijaan moninaisempiin tehtäviin, joissa tarvitaan ihmisaivojen voimaa.
Joskus robotiikan käyttöönotto nostaa henkilöstössä esiin pelkoja työn menettämisestä. Bilkollektivetilla pelkoja hälvennettiin avoimen viestinnän avulla.
”Painotimme keskusteluissa henkilöstön kanssa sitä, ettei robotti ole tulossa korvaamaan ihmistä, eikä kukaan tule menettämään omaa työtään. Sen sijaan robotti tulee auttamaan meitä – se auttaa purkamaan kertynyttä työkuormaa ja poistamaan tylsät ja toistuvat työtehtävät”, Munch-Olsen taustoittaa.
Kasaantuneet työtehtävät oli hoidettava ja vaihtoehdoksi oli mietitty myös uutta työvoimaa. Kuitenkin Suomen tavoin myös Norjassa on havaittu, että työvoiman löytäminen ja motivointi puuduttavien rutiinitehtävien pariin on haastavaa. Rekrytointi on kallista ja aikaa vievää, eikä apua ole saatavilla kuin ehkä tilapäisesti. Munch-Olsen myös täsmentää, etteivät robotin hommat edes ole ihmiselle hyväksi.
Laskut kiertoon nopeammin ja ajantasaisemmin
Bilkollektivetin ripeä kasvuvauhti lisäsi äkkiä työmäärää ja manuaalisia töitä kertyi nopeasti enemmän kuin niitä ehdittiin tekemään.
Työkuormaa oli kertynyt runsaasti parkkimaksujen laskutuksen pariin.
”Kun ajoneuvon käyttäjä oli parkkeerannut automaattisen parkkivalvonnan alueelle, auton omistajalle eli Bilkollektivetille lähetetiin tästä lasku. Tämän jälkeen työntekijämme joutui tarkistamaan varausjärjestelmästämme käyttäjän tiedot ja laskuttamaan maksun edelleen auton käyttäjältä”, Munch-Olsen kertoo.
Koska laskujen määrä lisääntyi kasvun myötä, työtä tuli yhdelle ihmiselle liikaa. Lisäksi työtehtävä olisi ollut ihmisille todella tylsää ja väsyttävää suorittaa.
Siksi ohjelmistorobotiikan projekti käynnistettiin joutuisasti syksyllä 2021 ja se kesti vain noin viikon. Alkuun kaikkea kertynyttä työkuormaa ei käsitelty robotin toimesta kerralla, vaan robotti otti hoidettavakseen pienemmän määrän laskuja. Myöhemmin toimintaa skaalattiin suuremmalle volyymille.
”Digiapulaisemme käyttöönotto oli todella nopeaa! Nyt robotti lukee tulevat laskut, katsoo varausjärjestelmästä kuka käyttää ajoneuvoa ja kuinka kauan parkkeeraus on kestänyt ja lähettää laskun. Tämä on ainutlaatuista ja upeaa!”, Morten iloitsee.
Nykyään työkuormaa ei enää kerry, laskut saadaan asiakkaalle sekä nopeammalla että ajantasaisemmalla syklillä ja organisaation kasvua on mahdollista hallita paremmin.
Investointi saatiin maksettua nopeasti vain noin 1–2 kuukaudessa. Lisäksi Bilkollektivet säästi kehityskustannuksissa, koska järjestelmään ei tarvinnut rakentaa erillistä integraatiota. Robotti pystyy työskentelemään samassa järjestelmäympäristössä kuin ihminen, kunhan sille antaa käyttöön tunnuksen ja salasanan.
Ohjelmistorobotti ehkäisee väärinkäytöksiä
Koska kokemukset ensimmäisestä digiapulaisesta olivat erittäin myönteisiä, toinen otettiin pian työn alle.
Uusi robotti kehitettiin tarkkailemaan tankkauskorttien väärinkäytöksiä.
Robotti tarkistaa päivittäin kortilla tehtyjä tapahtumia ja varauksia. Se havaitsee poikkeamat ja raportoi näistä eteenpäin.
”Nyt saamme aikaisempaa nopeammin kiinni, jos tankkauskorttia käytetään väärin. Saamme osan laskutettua ja osan estettyä uusimasta rikosta, ” Munch-Olsen sanoo.
Tarina digitaalisen assistentin virheettömyydestä
Ihmiseen verrattuna robotin ylivertaisia etuja on virheetön ja tasalaatuinen työ. Robotin toiminta on ennustettavaa. Tästä Morten Munch-Olsen kertoo esimerkin:
”Erään kerran käyttäessäni Bilkollektivetin parkkipalvelua asiakkaana, minulle lähetettiin maksutiedot, enkä saanut selvää, mistä minua laskutettiin. Ajattelin, että digiapulaisellemme on tapahtunut jotain ja toivoin, etteivät muut asiakkaat ole saaneet samanlaista viestiä.
Tilanne vaikutti niin oudolta, että päätin lähteä toimistolle selvittämään tilannetta. Olimme jokin aika sitten tehneet muutoksia prosesseihin ja mietin, ettemme olleet nähneet tehtyjen muutosten lopputulosta livenä.
Toimistolla tutkin asiaa ja yllättäen selvisi, että digiassistenttimme toimi kuten pitää. Epäselvä maksu johtui siitä, että tuo nimenomainen lasku oli tehty ihmisen toimesta manuaalisesti.”
Ohjelmistorobotiikkaa yli odotusten
Morten Munch-Olsenin mukaan ohjelmistorobotiikan avulla asiakkaan parkkiprosessiin saatiin lisää ennustettavuutta. Robotti tekee työn aina samalla tavalla ja laskutus tapahtuu nopeammin.
”Asiakkaan on helpompi hahmottaa, mitä lasku koskee, kun se tehdään pian parkkeeraamisen jälkeen verrattuna, vaikka tilanteeseen, jossa lasku toimitetaan vasta kuukauden jälkeen”, Munch-Olsen sanoo.
Hän kertoo, että Rajobitin palvelumallin ansiosta kynnys ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon oli todella matala. Aloitus vei vain vähän aikaa, eivätkä kustannukset olleet korkeat. Robotti on ollut myös erinomainen apu organisaation kasvussa.
”Robotin toimitus ja sen tehokkuus ylitti kaikki odotukseni”, Munch-Olsen ylistää.
Yritys
Bilkollektivet
Toimiala
Kuljetusala, autoala
Haastateltavana
Morten Munch-Olsen
Toimitusjohtaja
Harkitsetko Rajobitin ohjelmistorobotiikkaa?
Varaa maksuton kartoitus kalenterista
täältä. Autamme löytämään parhaat käyttökohteet ohjelmistoroboteille ja kerromme mistä automatisoinnista on paras lähteä liikkeelle.
Haaste
kertynyt työkuorma
”Bilkollektivetin ripeä kasvuvauhti lisäsi äkkiä työmäärää ja manuaalisia töitä kertyi nopeasti enemmän kuin niitä ehdittiin tekemään.”
Ratkaisu
digitaalinen assistenttiapu
”Digiapulainen tuli hoitamaan parkkimaksujen laskutusta. Toinen robotti kehitettiin tarkkailemaan tankkauskorttien väärinkäytöksiä."
Tulokset
LASKUTUS AJANTASAISEMPAA JA VIRHEETTÖMÄMPÄÄ
”Nykyään työkuormaa ei enää kerry, laskut saadaan asiakkaalle sekä nopeammalla että ajantasaisemmalla syklillä ja organisaation kasvua on mahdollista hallita paremmin.”
Valmiina vapauteen?
