Bilkollektivet löste arbetskraftsbristen med hjälp av en digital assistent

På Bilkollektivet visste man att för att utveckla verksamheten framåt måste mänskliga resurser och tid användas istället för bedövande rutinarbete för mer mångsidiga uppgifter som kräver kraften i den mänskliga hjärnan.



Ibland väcker införandet av robotik farhågor bland personalen, de är rädda att förlora sina jobb. På Bilkollektivet dämpades farhågorna genom öppen kommunikation.

”I diskussionerna med personalen betonade vi att roboten inte kommer att ersätta en människa, och ingen kommer att förlora jobbet. Istället kommer roboten att hjälpa oss – den hjälper till att reda upp den ackumulerade arbetsbördan och eliminera tråkiga och repetitiva arbetsuppgifter”, förklarar Munch-Olsen.

De ackumulerade arbetsuppgifterna måste skötas och ny personal hade också övervägts som ett alternativ. I Norge har det dock visat sig att det är en utmaning att hitta och motivera arbetskraft för tråkiga rutinuppgifter. Att rekrytera är dyrt och tidskrävande och hjälp finns kanske bara att få tillfälligt. Munch-Olsen preciserar också att arbetet som roboten utför inte ens är bra för människor. 

Bilkollektivets snabba tillväxttakt ökade plötsligt arbetsbördan och det manuella arbetet ackumulerades snabbare än vi hann utföra det.

Mycket arbetsbörda hade samlats på faktureringen av parkeringsavgifter.

”När användaren av fordonet hade parkerat i det automatiska parkeringsövervakningsområdet fick bilens ägare, det vill säga Bilkollektivet, en faktura för detta. Efter detta måste vår medarbetare kontrollera användarens uppgifter i vårt bokningssystem och fakturera bilens användare”, säger Munch-Olsen.

Eftersom antalet fakturor ökade med tillväxten blev det för mycket arbete för en person. Dessutom hade uppgiften varit riktigt tråkig och tröttsam att utföra.

Det var därför projektet för mjukvarurobotar hastigt startade på hösten 2021 och det varade bara i ungefär en vecka. I början hanterade roboten inte all ackumulerad arbetsbörda på en gång, utan roboten tog på sig att hantera ett mindre antal fakturor. Senare skalades funktionen till en större volym.

”Implementeringen av vår digitala assistent gick mycket snabbt! Nu avläser roboten inkommande fakturor, kontrollerar med bokningssystemet för att se vem som använder fordonet och hur länge parkeringen har varat och skickar fakturan. Det här är unikt och fantastiskt!”, gläder sig Morten.

Idag ackumuleras inte längre arbetsbördan, fakturorna skickas till kunden i en snabbare och mer uppdaterad cykel och det går bättre att hantera organisationens tillväxt.

Investeringen betalades snabbt på bara cirka 1–2 månader. Dessutom sparade Bilkollektivet i utvecklingskostnader, eftersom det inte behövdes byggas in en separat integration i systemet. Roboten kan arbeta i samma systemmiljö som en människa, bara den får ett ID och ett lösenord.

Eftersom erfarenheterna med den första digitala assistenten var mycket positiva tog vi den andra assistenten snart under arbete. Den nya roboten utvecklades för att övervaka missbruket av bränslekorten.

Roboten kontrollerar dagligen transaktionerna och bokningarna som har gjorts med kortet. Den upptäcker avvikelser och rapporterar dem vidare.

”Nu kan vi snabbare än tidigare upptäcka om bränslekortet missbrukas. Vi får en del fakturerat och en del förhindras så att brottet inte upprepas”, säger Munch-Olsen.

”Jämfört med en människa är de överlägsna fördelarna med en robot ett felfritt och enhetligt utfört arbete. Robotens funktion är förutsägbar. Morten Munch-Olsen ger ett exempel på detta:

”En gång när jag använde Bilkollektivets parkeringstjänst som kund, skickades betalningsinformationen till mig, och jag kunde inte få reda på vad jag blev fakturerad för. Jag trodde att det hade hänt något med vår digitala assistent och jag hoppades att andra kunder inte hade fått något liknande meddelande.

Situationen verkade märklig och jag bestämde mig för att gå till kontoret för att reda ut situationen. För en tid sedan hade vi gjort ändringar i processerna och jag undrar om vi inte hade sett det slutliga resultatet av de ändringar som gjordes live.

På kontoret undersökte jag saken och fick överraskande reda på att vår digitala assistent fungerade som den skulle. Den oklara betalningen berodde på att just den fakturan hade gjorts manuellt av en person.”

Enligt Morten Munch-Olsen gjorde mjukvarurobotiken kundens parkeringsprocess mer förutsägbar. Roboten gör alltid jobbet på samma sätt och faktureringen sker snabbare.

– Det är lättare för kunden att förstå vad fakturan handlar om när den görs strax efter att parkeringen har skett, jämfört med en situation där fakturan inte skickas förrän en månad senare, säger Munch-Olsen.

Han säger att tack vare Rajobits tjänstemodell var tröskeln för att införa mjukvarurobotiken mycket låg. Det tog inte lång tid att komma igång och kostnaderna var inte höga. Roboten har också varit en utmärkt hjälp i organisationens tillväxt. 

”Leveransen av roboten och dess effektivitet överträffade alla mina förväntningar”, berömmer Munch-Olsen.

Företag

Bilkollektivet

Industri

Transport, fordonsindustri