Referenser
Mjukvarurobot befriade TietoAkselis experter från rutinarbete
Ekonomiförvaltning, revision, löneberäkning personalförvaltning
DELA SIDA:
TietoAkseli, som erbjuder ekonomiförvaltningstjänster, tävlar på den kraftigt konsoliderande ekonomiförvaltningsbranschen med sin kompetens och en utmärkt kundupplevelse. Det växande företaget automatiserar sitt rutinarbete med mjukvarurobotik.
TietoAkseli har redan i flera års tid moderniserat sina informationssystem.
”Vi drog slutsatsen att det inte är ändamålsenligt att förlänga livscykeln för gamla informationssystem med robotik. Vi beslutade att först modernisera våra processer och vårt informationssystem så långt som möjligt. På den basen är det meningsfullt att bygga automation och robotik, säger Tero Anttila, operativ direktör för TietoAkseli.
LÄMPLIG PARTNER OCH RÄTT PRISSÄTTNING
Samarbetet med Rajobit startade hösten 2021 med att de tog kontakt. Vid TietoAkseli märkte man genast att Rajobits lösning passade företagets strategi. Då projektets inledning dessutom passade in i TietoAkselis tidtabell och Rajobit befanns vara en på alla sätt lämplig partner var det lätt att starta ett pilotprojekt.
"I vår strategi har vi beslutat att alltid använda mjukvarurobotik och maskininlärning i vår tjänsteproduktion där det är ändamålsenligt. Vi bedömde att Rajobits förmågor når en nivå där vi genast kan starta ett pilotsamarbete", säger Anttila.
Rajobits prissättningsmodell för tjänster gjorde det lättare att börja. Med den lägger inte kunden tid och pengar på att lära sig använda och implementera robotplattformen, utan får snabbt ta del av fördelarna. Då TietoAkseli köpte robotfunktionaliteten av Rajobit som tjänst behövde inte bolaget anlita en expert på mjukvarurobotik eller införskaffa teknik. TietoAkselis fick till uppgift att beskriva den önskade delen av affärsverksamheten för roboten.
ROBOTAR MED I TILLVÄXT
TietoAkseli är verksamt på tolv orter och har cirka 300 anställda. Dotterbolagens repertoar omfattar även revisionstjänster, skatte- och företagsjuridisk rådgivning samt företagsarrangemang.
"Till förmån för våra kunder använder vi oss i stor utsträckning av kompetensen hos experterna vid våra olika bolag", säger Anttila.
Företaget, som grundades år 1991, har med en årlig omsättning på 20 miljoner euro vuxit till ett av de största i branschen. Tillväxten har ökat speciellt mycket efter våren 2008, då kapitalinvesteraren MB Rahastot förvärvade aktiemajoritet i bolaget.
Under våren 2022 expanderade bolaget genom företagsförvärv till Sydöstra och Egentliga Finland. Målet är att växa till en av Finlands ledande aktörer inom ekonomi- och löneförvaltningstjänster.
TVÅ MÅNADERS ÅTERBETALNINGSTID
Robotens första uppdrag var att skapa en ny kund i företagets affärssystem. Tidigare hade experterna vid TietoAkselis stödtjänster spenderat cirka en halv timme per kund på det här arbetet, medan roboten nu sköter det här arbetet självständigt. TietoAkselis experter kan fokusera på mer krävande uppgifter än att överföra data från ett system till ett annat. Besparingen i arbetstid är så betydande att roboten snabbt återbetalar sig själv.
"Vi måste jämföra situationen med att vi inte separat behöver anställa experter för mjukvarurobotik eller skaffa egna robotlösningar. Jag gillar tjänstemodellen på grund av den snabba återbetalningstiden, för ett traditionellt mjukvaruprojekt vore den avsevärt längre", säger Anttila.
NYA PROJEKT FÖR ATT STÖDJA AFFÄRSVERKSAMHETEN
Nya robotprojekt görs vartefter TietoAkselis affärsverksamhet behöver dem. Man vill inte att människor ska göra uppgifter som smart kan ges till en robot.
"Kontinuerligt förbättrad produktivitet är extremt viktigt för vår affärsverksamhet. När våra volymer växer förkortas robotens återbetalningstid hela tiden. Sedan ger vi allt mindre uppgifter till roboten. Vi söker nya användningsändamål där vi kan få största möjliga besparing i arbetstid eller någon annan nytta av att använda roboten", säger Anttila.
Utöver att grunda en ny kund har roboten fått i uppdrag att hämta revisionsmaterial från ekonomiförvaltningens molntjänster och spara dem i dokumenthanteringssystemet. Den tredje uppgiften är avstämning av inkomstregistret, där uppgifterna hämtas från löneberäkningssystemet och avstäms åt löneräknaren.
I de här uppgifterna arbetar roboten bland annat med ValueFrame, e-postsystemet, Excel, Netvisor, Procountor och M-Files.
I robotprojektet specificeras först vilka system som används för att genomföra uppdraget och som roboten måste få åtkomst till. Därefter ger man roboten behörighet till systemen och listar de skeden av uppgiften som roboten ska utföra i detalj. Roboten lärs exempelvis att öppna ett program, öppna en fil och utföra andra uppgifter som en människa har gjort tidigare.
GÖR VARDAGSARBETET LÄTTARE MED MJUKVARUROBOTIK
Fördelarna med mjukvarurobotik syns i de anställdas vardag.
"Det har blivit lättare att arbeta inom stödtjänsterna. När vi får nya kunder behöver vi inte längre repetera tråkiga uppgifter, vi bara kontrollerar kundens uppgifter och startar roboten. Roboten gör inte heller mänskliga fel", säger TietoAkselis IT-expert Joonas Lehmusjoki.
Samarbetet med Rajobit har skett enligt förväntningarna.
"Vi har inte behövt säga till om något, Rajobit sköter sitt jobb om avtalat. Att inga extra justeringar behövs är ett tecken på kompetens", säger Anttila.
Lehmusjoki, som varit nära involverad i projekten, tackar också Rajobits expertis.
"Jobbet har skötts ordentligt och allt har fortskridit enligt planerna. Även om den första processen som lärdes ut till roboten visade sig var mer komplicerad än vi först trodde, hittade vi snabbt lösningar. Rajobit agerar väldigt snabbt i alla problemsituationer", säger Lehmusjoki.
Företag
TietoAkseli
Bransch
Ekonomiförvaltning, revision, löneberäkning personalförvaltning
Intervjuobjekt
Tero Anttila
Operativ direktör
Boka gratis kartläggning för just era behov
UTMANING
TIDSKRÄVANDE, TRÅKIGA RUTINJOBB
"Experterna vid TietoAkselis stödtjänster spenderade cirka en halv timme per kund på att grunda kunden. Rutinuppgiften upplevdes som tråkig och den tog koncentration och tid från mer krävande uppgifter."
LÖSNING
MJUKVARUROBOTIK SOM TJÄNST
"Då TietoAkseli köpte robotfunktionaliteten av Rajobit som tjänst behövde inte bolaget anlita en expert på mjukvarurobotik eller införskaffa teknik."
RESULTAT
BESPARAD ARBETSTID OCH STÖD FÖR AFFÄRSVERKSAMHETEN
"Det har blivit lättare att arbeta inom stödtjänsterna och vi har frigjort arbetstid för experterna. När vi får nya kunder behöver vi inte längre repetera tråkiga uppgifter, vi bara kontrollerar kundens uppgifter och startar roboten. Roboten gör inte heller mänskliga fel."
Boka tid för frihet
