Kannattaa lukea tämä juttu, mikäli yrityksessänne siirretään ihmisten toimesta tietoja manuaalisesti järjestelmästä toiseen. On edelleen erittäin yleistä, että työntekijät kopioivat tietoja järjestelmästä toiseen klassisella ”copy paste”-menetelmällä.

Tämä tarkoittaa sitä, että ihmisten luovuutta, osaamista ja arvokkaita työtunteja käytetään työtehtäviin, jotka voidaan hoitaa automaation avulla.

Ajansäästön lisäksi yksi yleisimmistä syistä automatisoida edellä mainittuja töitä on virheiden poistaminen. Yksi ihmisen tekemä virhe saattaa johtaa lukuisiin muihin tehtäviin, jotka taas omalta osaltaan lisäävät työtaakkaa.

Blogi jatkuu kuvan jälkeen.

Ohjelmistorobotiikka apuna ohjelmistojen välisissä integraatioissa

Integraatiolla tarkoitetaan eri ohjelmistojen liittämistä toisiinsa siten, että ohjelmistot keskustelevat keskenään. Tässä kirjoituksessa keskitytään nimenomaan tiedonsiirtoon järjestelmästä toiseen.

Esimerkiksi:

Työntekijä syöttää tietoja järjestelmään X, jolloin integraation kautta tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmään Y.

Monessa markkinoilla olevassa järjestelmässä on jo tarjolla valmiita integraatioita muihin järjestelmiin. Lisäksi järjestelmissä on valmiita ohjelmistorajapintoja (esim. API), joita voidaan käyttää hyödyksi integraatioiden rakentamiseen. Nykyaikaiset ohjelmistot ovat usein suunniteltu kommunikoimaan API:en kautta ja se onkin lähtökohtaisesti oikea tapa integroida järjestelmiä. API:en avulla tiedon siirtämisen viiveet viedään minimiin ja oikea tieto on aina heti oikeassa muodossa ja oikeassa paikassa, kuten ohjelmistojen kehittäjät ovat suunnitelleet.

Monijärjestelmäympäristöä ja siihen liittyviä prosesseja kehitetään kuitenkin usein yrityksissä jatkuvasti, jolloin järjestelmien kommunikointiin liittyvää ongelmaa ei saada ratkaistua järkevästi ja järkevällä hyöty/panos -suhteella. Tällöin ohjelmistorobotti saattaa olla helppo ja kustannustehokas ratkaisu, kuten monet asiakkaamme ovat todenneet.

Usein törmäämme tilanteeseen, jossa rajapintoja ei ole käytettävissä. Yleensä tilanne on se, että yhdessä järjestelmässä on käytettävissä API ja toisessa, usein vanhemmassa järjestelmässä, ei rajapintaa ole tarjolla. Ohjelmistorobotilla voi integroida tällaisessakin tilanteessa ohjelmistoja. Ohjelmistorobotti käyttää toisessa järjestelmässä API:a hyödykseen ja toisessa järjestelmässä ohjelmistorobotti käyttää käyttöliittymää, aivan kuten ihminenkin. Ohjelmistorobotti on kuitenkin ihmistä monin verroin nopeampi ja tarkempi. 

Ohjelmistorobotiikkaa (Robotic Process Automation eli RPA) käytetään automatisoimaan yrityksissä tietotyöläisten rutiinitöitä. Ohjelmistorobotti on tietokoneohjelmisto, joka matkii ihmisen toimia tietokoneella. Lue lisää ohjelmistorobotiikasta.

Ohjelmistorobotiikkaa voidaan käyttää integraationa eri järjestelmien välillä. Robotille opetetaan sama työ mitä ihminenkin tekee siirtäessään tietoja järjestelmästä toiseen. Robotti tarvitsee toimiakseen vain tunnukset ohjelmistoihin ja kuvauksen työtehtävästä.

Aikaisempaan esimerkkiin liittyen robotti voisi toimia näin:

1. Työntekijä syöttää tietoja työpäivänsä aikana järjestelmään X.

2. Robotti herää yöllä ja kirjautuu järjestelmään X.

3. Robotti käy tarkistamassa onko järjestelmässä X tietoja, jotka pitää siirtää.

4. Mikäli on, se kopioi tiedot ja kirjautuu järjestelmään Y ja syöttää tiedot sinne.

Konkreettinen esimerkki oikeasta elämästä on seuraavanlainen:

Yrityksellä on käytössä kaksi erillistä järjestelmää, joista kerätään tietoja kolmanteen eli laskutusjärjestelmään. Työntekijä käyttää joka kuukausi kolme työpäivää tietojen keräämiseen ja tallentamiseen laskutusjärjestelmään. Työtehtävä aiheuttaa kuun lopussa ylitöitä. Tämän lisäksi kyseinen työntekijä on ainoa henkilö, joka osaa työn tehdä rutiininomaisesti. Työ on virheherkkää ja virheistä johtuen tehdään keskimäärin 25 hyvityslaskua kuukausittain, joiden aiheuttama lisätyö lasketaan aikaisemman kolmen työpäivän päälle.

Yritys otti käyttöön ohjelmistorobotin, joka tekee edellä mainitut työvaiheet nopeasti ja virheettömästi. Olennaisin parannus tapahtui kuitenkin työntekijän työtyytyväisyydessä. Työntekijä pystyy keskittymään omaa koulutusta ja mielenkiintoa vastaaviin tehtäviin. Lisäksi ylityöt ovat historiaa.

Monessa tapauksessa ohjelmistorobotti on kustannustehokkaampi ratkaisu kuin integraatio. Ohjelmistorobotin käyttöönotto on helppoa ja nopeaa. Kehittämisessä mukana olevia osapuolia on vain integraation tilaaja ja robotiikan toteuttaja, jolloin kehittämisen aikainen viestintä tapahtuu kahden toimijan välillä. Lisäksi robotti on usein siinä vaiheessa valmis ja toiminnassa kun integraatiota vasta määritellään.

Tervetuloa helppojen integraatioiden maailmaan!

Maksuttomassa kartoituksessa perehdytämme ohjelmistorobotiikkaan, kartoitamme roboteille soveltuvat käyttökohteet ja kerromme, mistä automatisoinnista juuri teidän on paras lähteä liikkeelle. Lue lisää täältä ja varaa aika tiimimme kalenterista.

Tutustu ohjelmistorobotiikan käyttöönottoon.

Samuli Halinen

"Aloitin Rajobitilla myyntijohtajana ja kohtasin paljon ihmisiä ja monia ennakkoluuloja ohjelmistorobotiikkaan liittyen. Usein ajatellaan, että robotiikan hankkiminen on työlästä ja se vie paljon aikaa. Rajobit on kehittänyt RPA-palvelun, jolla pystytään auttamaan myös pieniä ja keskisuuria yrityksiä helposti ja nopeasti, kustannustehokkuutta unohtamatta."

Samuli Halinen, Head Of Customer Success vuodesta 2023