Låt dina system prata med varandra: Integration vs. RPA

Har du någon gång suttit och kopierat information från ett program, bara för att klistra in exakt samma text i ett annat? Det är tråkigt, det tar tid och det är lätt att det blir fel.

Att få olika datasystem att prata med varandra automatiskt är lösningen på det problemet. Men när man börjar titta på hur man gör detta stöter man snabbt på två begrepp: Integration och RPA.

Vad är egentligen skillnaden? Och vad händer om man kombinerar dem? Vi tar det från början!

Vanlig integration: Den direkta kopplingen med strikta regler

Tänk dig en vanlig "integration" som en direktkoppling mellan två system.

När system är byggda för att prata med varandra kan man koppla ihop dem direkt i bakgrunden. Ett bra exempel är när du handlar i en webbutik och väljer att betala med Swish. Webbutiken skickar automatiskt belopp och ordernummer rakt in i din Swish-app, helt osynligt för dig.

Det finns dock en hake: Med en vanlig integration kan du bara göra de specifika uppgifter som systemets skapare i förväg har bestämt är tillåtna (detta kallas ofta för ett "API" på it-språk). Systemet har alltså ett antal inbyggda, specifika "dörrar". Finns det ingen dörr för precis den uppgift du vill automatisera – ja, då är det tyvärr stopp.

RPA: Den digitala assistenten som gör allt du kan göra

Vad gör man då när systemets inbyggda dörrar inte räcker till, eller om man behöver göra något i systemet som det inte finns en färdig integration för? Det är här RPA (Robotic Process Automation) kommer in i bilden.

RPA är ett datorprogram som härmar exakt det en människa gör. Istället för att prata med systemet i bakgrunden via förbestämda dörrar, tittar roboten på skärmen och använder musen och tangentbordet precis som du och jag.

Här finns en väldigt enkel och kraftfull tumregel: Om en människa kan klicka sig fram i ett system för att få ett visst resultat, så kan en RPA-robot göra exakt samma sak.

Eftersom RPA jobbar direkt i systemets vanliga gränssnitt, har roboten tillgång till allt som systemet erbjuder, inte bara det som systemutvecklarna har gjort tillgängligt via en specifik integration.

Den magiska kombon: Integration + RPA

I verkligheten är det sällan så att man bara använder det ena eller det andra. Det är när man kombinerar Integration och RPA som magin verkligen händer.

Låt oss titta på ett konkret exempel från arbetsvardagen, som när företaget anställer en ny medarbetare och ska registrera personen i alla system:

1. Integrationen sköter det som är förberett: När HR-avdelningen lägger in den nyanställda i personalsystemet, skickas informationen blixtsnabbt och automatiskt vidare i bakgrunden för att skapa en e-postadress i IT-systemet. Båda dessa system har inbyggda "dörrar" (API) för just detta, så det sker på en millisekund.
2. RPA gör resten av jobbet: Nu måste den nyanställda också registreras hos en extern leverantör för att få sitt passerkort. Leverantörens webbportal saknar helt dörrar för integration – den är byggd för att en människa ska logga in och knappa in allt manuellt. Istället för att du gör det, tar RPA-roboten vid. Roboten öppnar webbläsaren, loggar in på portalen, klickar på "Nytt passerkort", klistrar in namnet från personalsystemet, bockar i rätt rutor och klickar på "Beställ".

Genom att använda en vanlig integration (API) där det är möjligt för att få hastighet, och låta RPA ta över och klicka i systemen där integrationen inte räcker till, har man plötsligt automatiserat hela kedjan. Ingen behöver sitta och klippa och klistra.

Sammanfattning

• Integration (API): System pratar direkt med varandra i bakgrunden. Det är snabbt och smart, men du är begränsad till att bara kunna göra exakt de uppgifter som systemet i förväg har öppnat upp för.
• RPA: En digital robot som härmar mänskliga knapptryck och musklick. Om en människa kan göra uppgiften i systemet, kan RPA göra det. Du har därmed tillgång till systemets alla funktioner.
• Kombinationen: Ger dig det bästa av två världar. Du får hastigheten och stabiliteten från vanlig integration, och den obegränsade flexibiliteten från RPA för att fylla igen luckorna där mänskligt klickande annars hade krävts.