Enkel mall för process­dokumentation och process­kartläggning

Vår erfarenhet från automatisering av över 300 processer är att en övergripande steg-för-steg beskrivning är fullt tillräckligt för att kunna diskutera, effektivisera och automatisera processer – i synnerhet om förutsättningen är att personen som skall ta över uppgiften har en del branschkunskap.

Att alls få dokumentationen gjord är också mycket mer värt än att få ett komplicerat dokument som skapas en gång och aldrig uppdateras. Simplicitet, lätt att utföra och lätt att hantera, vinner varje gång.

Fördelar med att dokumentera interna processer

Har ni också varit med om att en medarbetare skall sluta och skall spendera de sista veckorna med att dokumentera sina arbetsuppgifter? Eller att er nyanställda ska gå bredvid för att lära sig uppgifterna?

Om majoriteten av uppgifterna är dokumenterade, standardiserade och kanske till och med automatiserade där det är möjligt är det mycket lättare för en nyanställd att sätta sig in i hur man skall göra.

Det går också enklare för teammedlemmar att ta över uppgiften när den ordinarie personen är sjuk eller går på semester.

Om ni dessutom har flera personer som utför samma process kommer ni upptäcka att ni gör dem lite olika, ofta helt utan anledning. Ni får alltså möjlighet att standardisera processen, vilket i sin tur möjliggör för automatisering i nästa skede.

Så dokumenterar vi våra kunders processer

När vi möter våra kunder ber vi dem att dela sin skärm och spela in hur de gör. Vi ställer frågor om det behövs, pratar om undantag och hur det kan standardiseras. Utifrån mötesinspelningen skriver vi sedan ner en processdokumentation eller processbeskrivning som levereras tillsammans med vår offert.

Dokumentationen av processen är alltså så pass enkel att vi kan erbjuda den gratis som en del i vår offert. Återkommande kunder påbörjar ofta resan med att själva spela in sin process och dela filmen med oss redan innan mötet.

Vem kan dokumentera processer? 

Det allra enklaste är att den som utför processen till vardags också dokumenterar den. Det behövs absolut inte en separat dokumentationsansvarig. Skärminspelningsverktyg finns inbyggt i så väl Windows (med Skärmklippsverktyget) som på Mac (med Skärmavbild). Börja där och avgränsa processen till delmoment. Ta inte hela resan på en gång, från inkommen order till avslutad faktura, utan separera ut till exempelvis inmatning av order som en process och avslutad order till faktura som nästa process.

Utifrån videon kan ni sedan skriva ner momenten till ett processbeskrivningsdokument – använd gärna vår mall.

Process­kartläggning – stort och omständligt?

Behöver ni en fullskalig processkartläggning över era samtliga processer? Det låter som ett stort projekt som involverar många personer under lång tid. Slutresultatet kan mycket väl ge stora vinster, men för små och medelstora företag överstiger ofta nedlagd tid den vinst som görs.

Fokusera istället på processer som är ofta återkommande, är en del av er kärnverksamhet eller som är inom ett område där ni ofta rekryterar. Till exempel, om ni regelbundet behöver anställda orderadministratörer för att arbetsbelastningen ökar eller för att de som har rollen går vidare till andra roller, är det ett bra ställe att kartlägga, standardisera, effektivisera och automatisera.

Måste alla undantag i processen fångas på en gång?

Det dyker alltid upp undantag i en process. Vi kan sitta och fundera i evigheter med ett papper framför oss för alla olika undantag som kan dyka upp, men det leder inte till bästa effektivitet. Skriv ner den ’lyckliga vägen’ först, hur det ska gå till i bästa fall och i majoriteten av fallen. När processen sedan utförs, försök standardisera, regelföra eller ta bort undantagen.

• Måste detta undantag finnas?
• Kan vi standardisera någonting i processen så att detta inte uppstår?
• Kan vi göra en ny regel att vi hanterar detta på följande sätt?

Kom igång - det är lättare än ni tror!

Välj en första process. Spela in, skriv ner och fundera. Kan ni förbättra processen själva? Är det delar som är onödiga, som görs olika eller som inte ens borde finnas? Snabbt har ni en bättre process än när ni började - utan några avancerade verktyg.

Och när ni upptäcker att den här processen nog går att automatisera - välkomna till oss!

Så går det till att få sin process automatiserad