Kun haluat olla varma. Tarkastajat.

Tarkastajat ovat tilitoimistoille suunniteltuja automaatioita, jotka huolehtivat jatkuvasta laadunvarmistuksesta ja tarkistavat sovittuja asioita automaattisesti koko asiakaskannasta. Ne nostavat esiin poikkeamat ja huomiota vaativat asiat, jotta niihin voidaan reagoida ajoissa.

Tarkastaja voi esimerkiksi huomata, että asiakkaan ALV-ilmoitus on tekemättä määräpäivän lähestyessä, verotilin saldo on negatiivinen, OmaVeroon on saapunut selvityspyyntö tai tilinpäätöstä ei ole rekisteröity PRH:lle ajallaan. Veropostitarkastaja puolestaan huolehtii OmaVeroon saapuvien kirjeiden ja päätösten arkistoinnista sovittuun asiakaskansioon.

Automaattiset tarkistukset auttavat ehkäisemään tilanteita, joista voi syntyä asiakkaalle myöhästymismaksuja, viivästyskorkoja tai muita turhia kustannuksia. Samalla tilitoimiston riski siitä, että tärkeä määräpäivä, selvityspyyntö tai muu poikkeama jää kiireessä huomaamatta, pienenee.

Tarkastajat vähentävät myös manuaalista tarkistustyötä. Kirjanpitäjän ei tarvitse käydä asiakas kerrallaan tarkistamassa, onko kaikki kunnossa. Tarkastaja käy sovitut asiat läpi automaattisesti ja nostaa esiin ne asiakkaat, joiden kohdalla tarvitaan ihmisen huomiota.

Lopputuloksena on vähemmän manuaalista tarkistamista, pienempi inhimillisten virheiden riski ja parempi varmuus siitä, että asiakkaiden tärkeät asiat tulevat hoidetuiksi ajallaan.

Tarkastajat hoitavat erilaisia tilitoimiston laadunvarmistukseen liittyviä tarkistuksia:

• ALV-tarkastaja tarkistaa, että asiakkaiden ALV-ilmoitukset on tehty ajallaan. Se auttaa ehkäisemään unohtuneita ilmoituksia ja niistä aiheutuvia myöhästymismaksuja.
• Saldotarkastaja seuraa asiakkaiden verotilien saldoja ja ilmoittaa negatiivisista saldoista. Näin maksamattomiin veroihin voidaan reagoida ajoissa ennen kuin niistä kertyy lisää viivästyskorkoa.
• Selvityspyyntötarkastaja seuraa asiakkaiden avoimia selvityspyyntöjä OmaVerossa ja nostaa ne vastuuhenkilöiden tietoon. Näin tärkeä selvityspyyntö ja sen määräpäivä eivät jää huomaamatta.
• Veropostitarkastaja noutaa OmaVeroon saapuvat kirjeet ja päätökset ja arkistoi ne automaattisesti sovittuihin asiakaskansioihin. Se vähentää manuaalista työtä ja varmistaa, että veroposti löytyy oikeasta paikasta.
• Tilinpäätöstarkastaja seuraa, että asiakkaiden tilinpäätökset on rekisteröity PRH:lle. Se auttaa löytämään puuttuvat rekisteröinnit ajoissa ja pienentämään myöhästymismaksujen sekä turhien asiakasreklamaatioiden riskiä.

Tarkistuslistat ja toimivat prosessit ovat tärkeä osa tilitoimiston laadunvarmistusta, mutta niiden ylläpito ja tarkistaminen vaativat edelleen ihmisen tekemää työtä.

Monissa taloushallinto-, ERP- ja toiminnanohjausjärjestelmissä tieto esimerkiksi ilmoituksen lähettämisestä perustuu siihen, että käyttäjä merkitsee tehtävän tehdyksi. Jos kuittaus jää tekemättä tai tehtävä merkitään vahingossa tehdyksi, järjestelmän lista ei välttämättä vastaa sitä, mitä viranomaiselle on todellisuudessa lähetetty.

Tarkastajat tarkistavat tilanteen suoraan viranomaisen järjestelmästä. Esimerkiksi ALV-tarkastaja varmistaa Verohallinnon tiedoista, onko ilmoitus oikeasti vastaanotettu. Tilitoimisto saa näin riippumattoman varmistuksen oman järjestelmänsä ja prosessiensa rinnalle.

Tarkastajat käyvät sovitut asiat läpi automaattisesti koko asiakaskannasta ja nostavat esiin poikkeamat, joihin tarvitaan ihmisen huomiota. Näin manuaalinen tarkistustyö vähenee ja samalla pienenee riski siitä, että inhimillinen virhe tai väärä tieto omassa järjestelmässä jää huomaamatta.

Kuukausihinta määräytyy tilitoimiston asiakasmäärän ja valittujen Tarkastajien määrän mukaan. Hinnat alkavat 99 eurosta kuukaudessa kahdelle Tarkastajalle. Voit aloittaa pienemmällä kokonaisuudella ja laajentaa sitä myöhemmin tarpeen mukaan. 

Tarkastajat toimitetaan avaimet käteen -palveluna. Palveluun sisältyvät valittujen Tarkastajien käyttö, tarvittavat ohjelmistot ja lisenssit sekä automaatioiden ylläpito ja monitorointi. Eli jos esimerkiksi OmaVeroon tulee muutoksia, sinun ei tarvitse niistä huolehtia. Me päivitämme automaatiot puolestasi.

Kyllä. Voit kokeilla valitsemiasi Tarkastajia kahden kuukauden ajan veloituksetta omilla asiakkaillasi. Kokeilu on täysin riskitön etkä sitoudu jatkamaan palvelun käyttöä kokeilujakson jälkeen.

Tarkastajat toimitetaan avaimet käteen -palveluna, ja Rajobit kulkee tilitoimiston mukana askel askeleelta koko käyttöönoton ajan. Tilitoimiston ei tarvitse selvittää teknisiä vaatimuksia, varmenteita tai käyttöönoton vaiheita yksin.

Tilitoimistolta tarvitsemme tarvittavat ohjaustiedot, joiden perusteella Tarkastaja tietää, mitä asiakkaita tarkistetaan ja kenelle mahdollisista poikkeamista raportoidaan. Tarkastajasta riippuen käyttöönotossa voidaan tarvita myös viranomaisrajapintojen käyttöön tarvittavia varmenteita tai valtuuksia sekä tieto siitä, mihin raportit tai aineistot halutaan toimittaa. Esimerkiksi Veropostitarkastajalle määritellään myös kansiorakenne, johon kirjeet ja päätökset arkistoidaan.

Rajobit ohjeistaa jokaisessa vaiheessa, mitä tietoja tai toimenpiteitä tilitoimistolta tarvitaan, ja auttaa niiden tekemisessä. Kun tarvittavat tiedot ja käyttöoikeudet ovat kunnossa, Rajobit huolehtii teknisestä toteutuksesta, testauksesta, käyttöönotosta, ylläpidosta ja monitoroinnista. Tilitoimiston tehtäväksi ei jää automaatioiden rakentamista tai teknistä ylläpitoa.

Käyttöönotonkaan jälkeenkään et jää yksin: asiakastyytyväisyytemme NPS on 74, joka kertoo siitä että olemme asiakkaidemme tukena joka askeleella; niin kysymyksissä kuin muutostarpeissa.

Tarkastajien toiminta perustuu Verohallinnon ja muiden viranomaisten rajapintojen hyödyntämiseen, joten jatkuvaa kirjautumista OmaVeroon pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella ei tarvita. 

Tarkastajat hakevat tarvittavat tiedot suoraan viranomaisten järjestelmistä niiden tarjoamien rajapintojen kautta. Näin tarkistus perustuu viranomaisella olevaan ajantasaiseen tietoon.

Rajapintojen käyttöä varten tarvitaan Tarkastajasta riippuen tarvittavat varmenteet ja valtuutukset. Niiden avulla varmistetaan, että automaatiolla on oikeus käsitellä juuri niitä tietoja, joita kyseisen tarkistuksen tekeminen edellyttää.

Rajobit auttaa varmenteiden, valtuutusten ja muiden tarvittavien käyttöoikeuksien määrittelyssä ja käyttöönotossa askel askeleelta. Tilitoimiston ei tarvitse itse selvittää, mitä teknisiä käyttöoikeuksia kukin Tarkastaja tarvitsee.

Tarkastajille määritellään lisäksi ohjaustiedot, joiden perusteella automaatio tietää, mitä asiakkaita tarkistetaan ja kenelle havainnoista raportoidaan.

Kyllä. Tarkastajat toimivat vain niillä käyttöoikeuksilla ja valtuutuksilla, jotka niille on määritelty. Viranomaistiedot haetaan suoraan rajapinnoista asianmukaisilla varmenteilla ja valtuutuksilla, ja tietoja käytetään vain sovittuun tarkoitukseen.

Rajobitin ja asiakkaan välinen tietoliikenne on vahvasti salattu, salasanat säilytetään 256-bittisesti salattuina ja data varmuuskopioidaan. Suomalaisten asiakkaiden palvelu sijaitsee Suomessa Googlen julkisessa pilvikonesalissa. Tarkempia tietoja tietosuojakäytänteistä ja tietoturvasta voit lukea täältä. 

Tarkastajien tekemät viranomaistietojen tarkistukset eivät ole sidottuja tiettyyn kirjanpito-ohjelmistoon. Käyttöönotossa varmistamme tilitoimiston järjestelmäympäristön sekä tarvittavat raportointi- ja tallennuskohteet. 

Kyllä. Voitte määritellä, mitkä asiakkaat kuuluvat kunkin Tarkastajan piiriin. Kaikkia Tarkastajia ei myöskään tarvitse ottaa käyttöön kerralla, vaan voitte valita tilitoimistollenne sopivan kokonaisuuden. 

Tarkastajat ilmoittavat huomiota vaativat asiat sovituille vastaanottajille sähköpostitse, sovittuina ajankohtina. Jokaiselle asiakkaalle voidaan nimetä tilitoimiston sisällä kaksi sähköpostiraportin vastaanottajaa.

Tarkastajat ovat valmiiksi tuotteistettuja automaatioita, jotka ovat käytössä jo kymmenissä tilitoimistoissa. Niitä ei siis tarvitse rakentaa tilitoimistolle alusta asti. Käyttöönotossa määritellään tarvittavat asiakkaat, käyttöoikeudet ja raportointitavat, minkä jälkeen automaatiot voidaan ottaa käyttöön. Parhaimmillaan jo muutamassa päivässä.

Jos tarkistettavan asiakkaan varmenne on vanhentunut, tästä ilmoitetaan sähköpostitse kyseisestä asiakkaasta vastaaville henkilöille. 

Jos vika on tekninen, Tarkastajien toimintaa monitoroidaan osana palvelua. Rajobit vastaa automaatioiden ylläpidosta ja mahdollisten teknisten poikkeamien selvittämisestä. 

Me huolehdimme ylläpidosta. Tarkastajat toimitetaan palveluna, joten tilitoimiston ei tarvitse itse ylläpitää automaatioita tai huolehtia niiden teknisestä toiminnasta. 

Kokeilujakso on ilmainen ja riskitön, ja voit lopettaa sen milloin tahansa yhden päivän varoitusajalla. Jos et peru kokeilua, palvelu jatkuu toistaiseksi voimassa olevana normaalilla kolmen kuukauden irtisanomisajalla. 

Kyllä. Voitte aloittaa tilitoimistollenne sopivalla määrällä Tarkastajia ja laajentaa kokonaisuutta myöhemmin tarpeen mukaan. Hinta määräytyy asiakasmäärän ja käytössä olevien Tarkastajien määrän perusteella. 

Kyllä. Pakettiin voi lisätä myöhemmin uusia Tarkastajia. Lisä-Tarkastajan hinta määräytyy tilitoimiston asiakasmäärän mukaan ja alkaa 59 eurosta kuukaudessa.