Mitä tulorekisteritietojen haku-automaatio tekee käytännössä?
Teidän antaman asiakaslistan perusteella Rajobitin automaatio hakee Tulorekisteristä asiakaslistalla olevien yritysten tulorekisteritiedot ja tallentaa ne automaattisesti asiakaskohtaiseen täsmäytys-Exceliin.
Käytännössä:
- Automaatio tilaa raportit Tulorekisteristä
- Odottaa että raportit muodostuvat
- Noutaa raportit automaattisesti
- Kirjaa tiedot asiakaskohtaiseen täsmäytystiedostoon kuukausitasolla
- Tallentaa tiedoston sovittuun paikkaan (esim. Sharepoint, Google Drive tai vastaava)
- Kun automaatio on suorittanut ylläolevat tehtävät, lähettää se sähköpostilla tiedon tehdystä työstä sovituille vastuuhenkilöille. Sähköposti sisältää myös linkit asiakaskohtaisiin täsmäytystiedostoihin.
Teidän ei siis tarvitse kirjautua Tulorekisteriin, tilata raporttia, odottaa sen valmistumista ja käydä lataamassa sitä uudelleen.
Mihin tarpeeseen tämä on suunniteltu?
Tulorekisterin täsmäytys tehdään monissa tilitoimistoissa vain tilikausittain, koska raportin noutaminen on työlästä ja aikaa vievää.
Automaatio mahdollistaa:
- Täsmäytyksen tekemisen kuukausittain
- Jos täsmäytystä tehdään jo kuukausittain, automatisoimalla tietojen haku säästetään aikaa 5-10 minuuttia per asiakas.
- Laadun jatkuvan varmistamisen
- Virheiden havaitsemisen aikaisessa vaiheessa
- Helpotusta etenkin kiirehuippujen ajaksi
Kyse ei ole uudesta työstä vaan siitä, että nykyinen työ tehdään helpommin ja systemaattisemmin.
Kuinka usein raportit haetaan?
Automaatio hakee tiedot tulorekisteristä kerran kuukaudessa.
Yleisimmät hakupäivät ovat kuukauden 6. tai 7. päivä. Automaatio tekee työnsä aamuyöllä, joten kun saavut töihin, ota kuppi kuumaa kahvia ja nauti hetki automaation työn tuloksista. Automaatio on noutanut tiedot puolestasi sekä luonut kuukausittaiset asiakaskohtaiset täsmäytys-Excelit. Linkki suoraan näihin odottaa sähköpostissasi.
Miksi käytämme 312-raporttia. Miksei 600- tai 630-raporttia?
Käytämme 312-raporttia, koska se on haettavissa Tulorekisterin tarjoaman rajapinnan kautta. Toistaiseksi Tulorekisteri ei ole mahdollistanut samaa toimitustapaa 600- tai 630 raportille, mutta näissä raporteissa on täsmäytykseen tarvittava lähes sama informaatio.
312-raportissa olevat tiedot:
- Suoritukset yhteensä
- Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Työntekijän työeläkevakuutusmaksut
- Työntekijän työttömyysvakuutusmaksut
- Työntekijän sairausvakuutusmaksut
- Ennakonpidätykset
- Lähdeverot
- Perusteettomat edut yhteensä
- Takaisinperityt suoritukset yhteensä
- Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
- Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
- Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
- Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
- Takaisinperittyyn määrään kohdistuvat ennakonpidätykset
- Takaisinperittyyn määrään kohdistuvat lähdeverot
- Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
- Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
- Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
- Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
- Työnantajan sairausvakuutusmaksut
- Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset
Jos haluat automatisoida Tulorekisteritietojen täsmäytyksen, mutta tarvitset siihen tietoja 600- tai 630 raportista, laita meille sähköpostia info@rajobit.com niin katsotaan yhdessä miten saisimme automaation rakennettua teidän tarpeitanne vastaavaksi.
Mitä täsmäytys-Excel sisältää? Onko se aina standardi?
Automaatio lisää täsmäytys-exceliin tulorekisterin 312-raportilta saamat tiedot, jotka ovat:
- Suoritukset yhteensä
- Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
- Työntekijän työeläkevakuutusmaksut
- Työntekijän työttömyysvakuutusmaksut
- Työntekijän sairausvakuutusmaksut
- Ennakonpidätykset
- Lähdeverot
- Perusteettomat edut yhteensä
- Takaisinperityt suoritukset yhteensä
- Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
- Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
- Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
- Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
Täsmäytys-Excel on asiakaskohtainen ja jokaiselle vuodelle muodostuu oma tiedosto. Jokainen kuukausiajo muodostuu Exceliin omaksi välilehdeksi. Tiedot haetaan tulorekisteristä joka kuukausi vuoden alusta alkaen ja summatiedot lasketaan maksupäivien mukaan kuukausittain yhteen. Automaatio muodostaa exceliin alla olevan taulukon tulorekisterin tiedoista.
Täsmäytys-Exceliin on varattu samanlainen taulukko palkkaohjelman tiedoille täsmäytystä varten. Työntekijä voi syöttää palkkaohjelmasta vastaavat tiedot Exceliin, jolloin täsmäytyksestä jää talteen dokumentaatio esim. tilintarkastusta varten.
Mihin automaatio tallentaa Tulorekisteristä haetut tiedot?
Automaatio tallentaa haetut tiedot teidän omaan tallennusympäristöön, automaatiolle luotuun omaan kansioon.
Yleisin käytetty kansiorakenne näyttää tältä.
Mitä automaatio EI tee?
Tulorekisteritietojen haku ei tee täsmäytystä puolestanne (VIELÄ! Täsmäytys-automaatio on jo matkalla 🎉), ei muuta Tulorekisterissä olevia tietoja eikä tee muitakaan korjauksia.
Tulorekisteritietojen haku-automaatio
✔️ Hakee raportin
✔️ Jäsentää datan
✔️ Toimittaa sen valmiiksi käsiteltäväksi
Asiantuntijatyö pysyy teillä.
Onko automaatio tietoturvariski?
Ei ole. Automaatio toimii käytännössä kuin yksi työntekijä, jolle annetaan pääsy niihin järjestelmiin, joihin sen halutaan kirjautuvan. Käyttöoikeuksien hallinta säilyy aina asiakkaalla ja pääsy Tulorekisterin tietoihin perustuu asianmukaisiin valtuutuksiin. Tiedot haetaan suoraan Tulorekisterin rajapinnan kautta, eikä automaatiolla ole omia henkilökohtaisia tunnuksia. Se hyödyntää samoja valtuutuksia, joilla tiedot olisi mahdollista hakea myös manuaalisesti. Haettuja tietoja käytetään ainoastaan sovittuun tarkoitukseen ja toiminta noudattaa Tulorekisterin rajapintavaatimuksia.
Rajobitiltä asiakkaalle kulkeva tietoliikenne on vahvasti salattu ja palveluissa mahdollisesti tallennetut salasanat säilytetään salatussa muodossa 256-bittisellä salauksella. Automaatiopalvelun data varmuuskopioidaan ja palvelu tuotetaan nykyaikaisesta julkisen pilven konesalista, joka sijaitsee suomalaisille asiakkaille Suomessa. Konesalipalvelut tuottaa Google. Tarkempia tietoja palvelualustan tietosuojakäytänteistä ja tietoturvasta voit lukea täältä.
Emme tallenna prosessin aikana 312 raportilta arkaluonteista tietoa Rajobitin ympäristöön.
Miksi tarvitsemme oikeudet tallennusympäristöönne (esim. Sharepoint, Google Drive, OneDrive, M-Files tai vastaava)
Automaatio hakee tulorekisteristä tiedot antamanne asiakaslistan perusteella. Kun tiedot on haettu, automaatio tallentaa ne asiakaskohtaisiin täsmäytys-Exceleihin.
Kaikki asiakkaisiinne liittyvä tieto siis pysyy teidän hallussanne, teidän omassa tallennusympäristössä. Tallennusympäristöjä ovat esim. Sharepoint, Google Drive, OneDrive ja vastaavat.
Jos teillä on ulkoistettu IT-palveluntuottaja, voit vain lähettää heille sähköpostia ja lisätä Rajobitin edustaja sähköpostiin mukaan. Näin voimme vastata IT-palveluntuottajanne mahdollisesti esittämiin kysymyksiin ja sinun ei tarvitse käyttää tähän kallisarvoista työaikaasi.
Tiedot ja ohjeet mitä IT-palveluntuottajanne tarvitsee saatte meiltä sähköpostitse kun olette lähettäneen yhteystietonne alla olevan lomakkeen kautta.
Mitä hyötyä on täsmäyttämisestä kuukausittain?
Kuukausittainen täsmäytys:
- Paljastaa mahdolliset virheet nopeasti
- Estää virheiden kertymisen koko tilikauden ajalta
- Parantaa palvelun laatua
- Nopea erojen selvitys vähentää takautuvasti annettavien palkkatieto- ja työnantajan erillisilmoitusten määrää
- Vähentää tilinpäätösvaiheen yllätyksiä
Tulorekisterin data on ainoa varma lähde siitä, mitä tietoja rekisterissä oikeasti on. Palkanlaskentaohjelman tiedot kertovat vain mitä on lähetetty, ei sitä, mitä on vastaanotettu.
Voiko Tulorekisterin tieto poiketa palkanlaskentaohjelmasta?
Kyllä, ja siksi täsmäytys on tärkeää.
Mahdollisia tilanteita:
- Ilmoitus ei ole mennyt perille Tulorekisteriin
- Ilmoitus on hylätty
- Tietoja on korjattu suoraan Tulorekisterissä
- Joku muu on tehnyt muutoksia
Vain Tulorekisteristä haettu raportti kertoo todellisen tilanteen
Miten käyttöönotto tapahtuu?
Helposti. Toimitatte meille:
- Asiakaslistan joka sisältää asiakasyritysten nimet, Y-tunnukset sekä asiakaskohtaisten vastuuhenkilöiden sähköpostiosoitteet joille automaatio ilmoittaa kun haut on tehty.
- Pääsyn tallennusympäristöön (esim. Sharepoint, Google Drive tai vastaava) jonne automaatio luo kuukausittaisen asiakaskohtaisen täsmäytys-Excelin.
- Tulorekisterin varmenteen
Näihin kaikkiin saatte meiltä selkeät ohjeet tai voimme tehdä nämä myös yhdessä.
Käyttöönotto ei vaadi muutoksia palkanlaskentaohjelmaanne tai mihinkään muuhun järjestelmään.
