Tilitoimistot
Selvityspyyntö verottajalta
Verottajan selvityspyynnöt voivat aiheuttaa lisästressiä. Automaatio auttaa välttämään sakot, parantaa kirjanpitäjien tehokkuutta ja asiakaskokemusta.
Yritystoimintaan liittyy (erityisesti Suomessa) aika paljon byrokratiaa. On lippuja ja lappuja sekä monenlaista eri dokumenttia. Suurinta osaa ei tarvitse enää sen jälkeen, kun ne ovat muodostuneet.
Olen kuitenkin urani aikana oppinut, että on paljon tilanteita, missä näitä erilaisia dokumentteja yhtäkkiä tarvitaankin. Näitä tilanteita voi olla verotarkastus, julkisten tukien hakeminen, lainaneuvottelut, due diligence, tytäryrityksen perustaminen toiseen maahan tai ihan vain luotollisen toimittajasuhteen perustaminen.
On ollut todella hienoa huomata, kuinka nykyään useimmat tilitoimistot arkistoivat asiakkaidensa puolesta taloushallintoon ja yritystoimintaan liittyviä dokumentteja. Totta kai lähes kaikki arkistoivat nykyään tuloslaskelmat, taseet sekä tilinpäätökset. Mutta todella moni auttaa asiakkaitaan myös arkistoimalla hallituksen- ja yhtiökokouksen pöytäkirjat, palkkoihin liittyvät dokumentit, lainapaperit sekä erilaiset viranomaispäätökset.
Yleisimmin nämä tallennetaan joko käytettävän taloushallintojärjestelmän arkistoon tai jaettuun pilvi-kansioon. Tämä on oikeasti yrityksen ja yrittäjän kannalta ihan erittäin hieno juttu. Tiedetään, mistä dokumentit löytyy. Tiedetään myös, että ne on varmassa tallessa, kun jokaisen yritystoiminnan luottopakki, oma kirjanpitäjä, ne sinne tallentaa. Yrittäjälle hyvän tilitoimiston hyöty numero yksi on mielenrauha! En tätä yrittäjänä itse osannut edes riittävästi arvostaa ennen kuin perustettiin tytäryhtiö Ruotsiin ja kaikki arkistointi olikin täysin omalla vastuulla…
Yksi outo poikkeus kuitenkin on tässä arkistoinnissa Suomessakin. Verottajan kirjeet ja päätökset. Valtaosa tilitoimistoista antaa niiden olla pelkästään OmaVero -palvelussa. Kun olen kysynyt miksi, niin vastaukset ovat niitä perinteisiä vähän kierteleviä: “No ei siihen oikein ole aikaa, niin ollaan ajateltu että sieltähän ne löytyy. Onhan siinä nyt aika kova homma hakea ne kaikille asiakkaille. Eihän ne asiakkaat niitä sieltä löydä ja soittavat sitten, mutta kun ei nyt oikein ole vaihtoehtoa.” Eli aika ei vaan yksinkertaisesti riitä, vaikka useimmilla tilitoimistoilla halua olisi palvella asiakasta vieläkin paremmin!
Me Rajobitilla automatisoitiin tämä verottajan lappujen arkistointi. Koska sitä me tehdään: mullistetaan kokonainen toimiala. Ajansäästöä, mielenrauhaa, parempaa asiakaskokemusta, ei turhia vastuuriitoja. Automaation hyödyt parhaimmillaan taas kerran!
Verottajan kirjeiden ja päätösten arkistointi sisältyy Rajobitin Startti- ja Vauhti-paketteihin.
Lue lisää kirjeiden ja päätösten arkistoinnista ja kurkkaa samalla hinnasto!