Automaatiot ovat tilitoimistoissa parhaimmillaan: ne tekevät viikosta toiseen töitä juuri niin kuin niitä on opetettu.
Tietotyön prosesseja voidaan tehostaa matkimalla ihmisen toimia tietokoneella. Automaation tekemänä prosessi tai prosessien pitkä ketju toistuu aina ja varmasti samanlaisena.
Monet tilitoimistot ovat oivaltaneet käyttämään automaatioita. Ne ovat vapauttaneet taloushallinnon ammattilaiset numeroiden siirtelystä tekemään vaativampia ja motivoivampia tehtäviä.
Poimi ensin alimmat hedelmät
Kun automaatiot otetaan käyttöön, ei ole järkevää tehdä kaikkea kerralla vaan aloittaa sieltä, mistä saadaan nopeimmin suurimmat hyödyt. Pienelläkin investoinnilla ja muutamassa kuukaudessa voidaan saavuttaa merkittäviä säästöjä. Euroja kuluu kohtuullisesti verrattuna perinteisiin IT-projekteihin: automaation suunnittelu ja käyttöönotto maksaa hieman yli pari tuhatta euroa, ja sen jälkeen kuukausittainen käyttömaksu on muutamia satasia.
Uuden asiakkaan liittäminen tilitoimiston asiakkaaksi on tyypillinen automaatiolle siirrettävä prosessi. Esimerkiksi ohjelmistorobotti lukee asiakashallinnasta asiakkaan perustiedot ja vie ne eri liiketoiminnan järjestelmiin. Sen jälkeen robotti ottaa yhteyden asiakkaaseen ja pyytää lisätietoja, joita se lisää tietojen saavuttua.
Tämä työ on sitonut perinteisesti paljon työvoimaa. Prosessin eri vaiheissa aiheutuneet kommunikaatio-ongelmat ovat aiheuttaneet virheitä. Nyt automaatio helpottaa useiden ihmisten työtä, nopeuttaa asiakashallinnan prosessia ja takaa virheettömän lopputuloksen.
Automaatio on sarja toimintaohjeita
Kun automaatioita suunnitellaan, on tärkeää selvittää organisaation työntekijöille huolellisesti, mitä teknologioita hyödynnetään ja mihin ne pystyvät. Automaatiot ovat tietokoneohjelmia, jotka matkivat ihmisen tekemää toisteista työtä.
Ihmistyön voi siirtää automaatiolle, kun sille voi kuvata prosessin ja antaa selkeät ohjeet. Kun ihminen poimii hiirellä tiedot ohjelmistosta ja siirtää ne toiseen järjestelmään, robotti ohjelmoidaan tekemään samoin. Näitä osaprosesseja voi olla kymmenittäin peräkkäin.
Prosessien automatisaatio on täysin mahdollista myös pienille organisaatioille. Tarjoamme niitä palveluna ilman monimutkaisia teknologiavalintoja ja raskaita lisenssi-investointeja. Teemme asiakkaamme tarpeisiin istuvan automaation käyttötarkoitukseen sopivimmalla teknologialla ja tarjoamme sen käyttöön kuukausimaksulla.
Hinta määräytyy käytön mukaan, mikä sopii erinomaisesti tilitoimistojen töiden kausivaihteluun. Keväällä automaatiot ovat töissä hieman enemmän ja syksyllä on hiljaisempaa. Kuukausimaksu vaihtelee työmäärän mukaan.
Automaatiot toimivat joko asiakkaan omalla koneella tai Rajobitin pilvipalvelussa, asiakkaan tarpeen mukaan. Näin siksi, että osalle asiakkaistamme on tärkeää, että heidän asiakkaidensa tietoja käsitellään asiakkaan omassa tietoteknisessä ympäristössä. Ympäristöstä riippumatta hinnoittelu on aina sama.
Oiva apu läpilaskutukseen, raportointiin ja laadunvarmistukseen
Automaatio auttaa tilitoimistojen asiakkaiden läpilaskutuksessa. Kun käytössä on esimerkiksi Visman ja Procountorin järjestelmä, laskee automaatio talousjärjestelmän toimittajan laskun perusteella asiakaskohtaisen kulun ja lähettää loppuasiakkaalle automaattisesti laskun.
Automaatioita käytetään myös toimialakohtaiseen raportointiin tilitoimiston asiakkaille. Älykäs automaatio kerää tilitoimiston vaatimusten mukaan tiettyä toimialaa kiinnostavia tietoja ja koostaa ne sopivan muotoiseksi raportiksi kirjanpidosta muodostuneiden talouslukujen kaveriksi. Tilitoimisto toimittaa toimialaraportteja niitä haluaville asiakkailleen.
Tilitoimiston työn kehittämistä helpottaa, kun työn laadun varmistaminen automatisoidaan. Kuukausittaisten tarkistuslistojen läpikäynti on aiemmin vaatinut paljon asiantuntijoiden aikaa, joka voidaan käyttää nyt lisäarvon tuottamiseen asiakkaille.
Kirjanpitäjästä asiakkaan asiantuntijaksi
Taloushallinnon ammattilaisen työ muuttuu automaation käytön lisääntyessä entistä enemmän asiakkaiden konsultiksi ja automaation tuottamien aineistojen tulkiksi. Työtä tehdään samalla tiiviisti rautomaatioiden kanssa niin, että niiden toimintaa kehitetään vastaamaan asiakkaiden alati muuttuviin tarpeisiin.
Digitalisaation ja automatisaation eteneminen on taloushallintoalalla nopeaa. Kysymys ei ole, pitääkö vauhtiin hypätä vaan, kuinka nopeasti olet valmis hyödyntämään automaatioita osana liiketoimintasi kehittämistä.
Autamme sinut alkuun ilmaiseksi. Varaa aika ilmaiseen konsultaatioon!
Katso myös maksuton webinaari: Automaatio tilitoimistoissa
Tule kuulemaan lisää maksuttomaan webinaariimme. Pureudumme yhtiökumppani John Alanderin kanssa astetta syvemmin ohjelmistorobotiikkaan tilitoimistoissa.