Toimitusjohtaja Varpu Sivula tiivistää ajattelun yksinkertaisesti: tarjoamme kulttuuria, jossa voidaan hyvin ja ihmisistä välitetään. Sen vastineeksi meillä on korkeat laatustandardit. Kun tämä yhdistyy selkeisiin prosesseihin ja fiksuun tapaan automatisoida arkea, syntyy tekemistä, joka kantaa sekä ihmisissä että tuloksissa.
Taustalla perinteinen paperitoimisto ja yksi iso uupumus
Accotilit on yli 35 vuotta sitten perustettu tamperelainen tilitoimisto, joka toimi pitkään perinteiseen tapaan. Kun Varpu astui ovesta sisään ensimmäisen kerran elokuussa 2018, hän myöntää kokeneensa pienen kulttuurishokin.
Hän oli tottunut täysin sähköiseen, prosessoituun työympäristöön. Accotileillä vastassa oli perinteisemmän tilitoimiston arki, eikä yhtenäisiä ohjeistuksia tai selkeitä prosessikuvauksia juuri löytynyt. Prosessiorientoituneelle ihmiselle se oli vaikea pala.
Jo aiemassa työpaikassa työn, opintojen ja muun elämän yhteisvaikutus oli ajanut Varpun tilanteeseen, jossa keho lopulta pysäytti ja uupumus pakotti katsomaan peiliin. Siitä lähtien yksi periaate on ollut kirkas: töitä ei tehdä oman hyvinvoinnin kustannuksella; ei työntekijänä, ei yrittäjänä eikä toimitusjohtajana.
Kun Riku Salomaa tarjosi tuolloin 28-vuotiaalle Varpulle toimitusjohtajan roolia, hän suostui, kunhansai rinnalleen kirjanpidon ja verotuksen superosaaja Päivi Tähtisen. Varpu tuntee omat vahvuutensa prosesseissa, ohjelmistoissa ja kehittämisessä. Päivi täydentää kokonaisuuden syvällä substanssiosaamisella. Yhdessä he lähtivät rakentamaan Accotileistä modernia, hyvinvointia ja laatua vaalivaa tilitoimistoa.
Haaste: kasvu, laatupaine ja arkea häiritsevät rutiinit
Kun Varpu siirtyi toimitusjohtajaksi, Accotilien liikevaihto oli noin 900 000 euroa. Kasvun tarve oli selvä, mutta se haluttiin tehdä hallitusti ja laatu edellä. Samaan aikaan koko toimialalla näkyi huolestuttava trendi: kirjanpidon laatu heikkeni. Automaatio ja ohjelmistot olivat kehittyneet vauhdilla, mutta uusien tulokkaiden oli entistä vaikeampi oppia kirjanpidon peruslogiikkaa, koska moni vaihe tapahtui automaattisesti.
”Jos ihminen ei näe juurisyitä, on vaikea kantaa vastuuta laadusta”, Varpu kuvaa.
Toinen haaste oli arjen jatkuva kuormitus. Keskittymistä katkoivat pienet mutta pakolliset rutiinit: Saldojen tarkistaminen, selvityspyyntöjen hakeminen, kirjeiden ja päätösten tallentaminen ja muun muassa Kohon raskas laskutusprosessi joka vei aiemmin jopa 2,5 henkilötyöpäivää kuukaudessa, ja työn luonne oli pitkälti kliksuttelua.
Varpu puhuu paljon maadoittavasta työstä. Sellaisesta, jossa ajatus saa kulkea rauhassa, eikä kalenteri ole täynnä pieniä hyppäyksiä tehtävästä toiseen. Omaveroon poukkoilu ja jatkuva naputtelu eivät olleet sitä.
Ratkaisu: prosessit kuntoon ja automaatio oikeaan kohtaan
Ensimmäiset vuodet menivät prosessien rakentamiseen ja sähköistämiseen. Yhteisiä toimintatapoja dokumentoitiin, koulutuksia lisättiin ja ohjelmistoista – kuten Procountorista, Netvisorista ja Kohosta – otettiin tehot irti. Testauskulttuuri on edelleen vahva osa Accotilien arkea. Jos jollain idealla on liiketaloudellinen peruste, sitä kokeillaan. Jos se ei lunasta lupauksia, uskalletaan palata entiseen.
Kun perusta oli kunnossa, seuraava askel oli automaatio. Laskutusprosessiin tuotiin Rajobitin automaatio, joka hoitaa Kohon raskaimmat työvaiheet taustalla. Vaikka Koho päivittyy usein, yhteistyö on ollut Varpun mukaan mutkatonta:
“Kun olemme antaneet palautetta, Rajobit on tarttunut asiaan heti. He ymmärtävät tilitoimiston arkea, ja se näkyy heidän tekemisessään.”
Viimeisimpänä mukaan on tullut OmaVeron rutiineihin keskittyvät automaatiot jotka ovat tehneet konkreettisen muutoksen tekemiseen. Aiemmin pelkästään omavero-otteiden nouto vei helposti 2–3 minuuttia per asiakas, ja kun asiakkaita on paljon, puhutaan useista tunneista joka kuukausi. Lisäksi selvityspyynnöt ja saldot oli käytävä tarkistamassa OmaVerossa ja työntekijän piti muistaa, milloin ja mitä oli viimeksi tarkistettu, haettu ja tallennettu. Rajobitin automaatiot hoitavat nyt tämän kaiken. Omavero-otteet ja niiden tallennus, selvityspyynnöt ja olennaiset saldotiedot tulevat automaattisesti sähköpostiin koottuna.
Varpu kuvaa helpotusta: “Se tuo valtavasti varmuutta arkeen. Enää ei tarvitse pitää mielessä, onko
kaikki tullut haettua. Tieto tulee meille, ei toisin päin.”
Tämä yhdistelmä: hyvinvointi, laatu, selkeät prosessit ja harkittu automaatio on kantanut myös taloudellisesti. Kasvu on ollut vahvaa ilman, että ihmiset ovat joutuneet venymään kohtuuttomasti.
Tulokset: kasvu, selkeys ja varmuus arkeen
Neljässä vuodessa Accotilit on kasvanut noin 60%. Liikevaihto on noussut 1,43 miljoonaan ja henkilöstöä on kuusitoista. Kasvu ei ole tapahtunut sattumalta, vaan systemaattisen kehittämisen ja arkea tukevien ratkaisujen kautta.
Laskutus, joka aiemmin vei noin kaksi ja puoli henkilötyöpäivää kuukaudessa, sujuu nyt parhaimmillaan puolessa päivässä.. Ero entiseen on selvä: ylimääräinen kliksuttelu on vaihtunut järkevämpään ajankäyttöön.
Verottajan rutiineissa automaatio säästää sekä aikaa että hermoja. Työntekijöiden ei tarvitse enää muistella, onko kaikki haettu, tarkistettu ja tallennettu, vaan tieto tulee eteen valmiiksi kerättynä. Tämä tuo varmuutta sekä tekijöille että asiakkaille. Erityisesti selvityspyyntöjen ja saldojen seuranta on muuttunut ennakoivammaksi.
Varpu näkee automaation ennen kaikkea mahdollistajana. Se vähentää ajatusta keskeyttävää työtä ja jättää tilaa maadoittavalle tekemiselle: automaation raporttien tarkastamiselle, asiakkaan tilanteen pohtimiselle ja kokonaisuuden hahmottamiselle. Samalla se tukee laatua, koska virheet vähenevät ja tarkistuspisteet ovat selkeät.
Tulevaisuus: lisää kohdennettua automaatioita, ei lisää kiirettä
Accotilillä automaatio ei ole itseisarvo, vaan väline. Tulevaisuudessa katse on erityisesti sellaisissa ratkaisuissa, jotka vähentävät aivojen kuormitusta ja tukevat laatua. OmaVeron suuntaan prosesseja halutaan kehittää edelleen, samoin laadunvarmistusta ja erilaisia täsmäytyksiä.
Varpun tavoitteena on, että automaatio vapauttaa asiantuntijoiden aikaa niihin hetkiin, joissa heidän osaamisensa tuo eniten arvoa: asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämiseen, sparraamiseen ja ongelmien ratkaisemiseen. Rutiinit saavat pyöriä taustalla niin näkymättömästi, että niihin kiinnittää huomiota vasta, jos jokin joskus pysähtyy.
Yksi asia ei kuitenkaan muutu. Accotilit haluaa jatkossakin olla paikka, jossa hyvinvointi ja laatu kulkevat käsi kädessä. Automaatio tukee tätä tavoitetta, mutta vastuu pidetään ihmisillä. Se on resepti, jolla tilitoimisto on kasvanut, modernisoitunut ja pitänyt kiinni siitä tärkeimmästä: siitä, että töissä on hyvä olla ja asiakkaat voivat luottaa siihen, että asiat hoidetaan oikein.