Taustalla häärii toimitusjohtaja Sami Olli, joka on kasvanut taloon kirjaimellisesti matriisitulostimien vierestä. Nuorena kesätyöntekijänä hän vartioi tulostuslistoja, myöhemmin vastasi siitä, että firma on aina teknisesti ajan tasalla. Yksi asia on kulkenut mukana koko matkan: halu tehdä asiat tehokkaasti.
“En tykkää turhasta työstä, enkä varsinkaan laskuttaa asiakasta naputtelusta, jonka voisi hoitaa automaatiolla", Sami tiivistää
Tänä päivänä CD-Yhtiöissä OmaVeron rutiinit kuten aineiston arkistointi, selvityspyynnöt ja ALV-ilmoitusten tarkistaminen hoituvat automaatiolla Rajobitin Verottajan Vauhti -palvelun avulla. Veroasioissa on tuplavarmistus, ja sekä johto että kirjanpitäjät näkevät tilanteen yhdellä silmäyksellä.
Ennen automaatiota: muisti, listat ja kliksuttelu
Ennen automaatiota OmaVeron kanssa eläminen oli tuttua käsityötä.
ALV-ilmoitusten seuranta hoitui toiminnanohjausjärjestelmän ja kirjanpitäjien merkintöjen avulla. Järjestelmä kertoi, mitä oli tehty jos joku muisti klikata “valmis”.
“Siinä on aina inhimillisen virheen mahdollisuus. Jos joku tekee ilmoituksen mutta unohtaa merkata sen järjestelmään, lähdetään turhaan kyselemään perään. Kahden ihmisen aikaa kuluu asiaan, joka on oikeasti hoidettu”, Sami kuvaa lähtötilannetta.
Suomi.fi-valtuutusten kanssa sama ilmiö näkyi toisella tavalla. Valtuutukset saattoivat päättyä kesken kaiken, ja ilmoitukset saattoivat hukkua sähköpostitulvaan. Joskus vasta kiireisessä tilanteessa huomattiin, että valtuutus oli mennyt jo poikki.
Lisäksi aineiston arkistointi OmaVerosta oli perinteistä klikkailua
“Yhden asiakkaan osalta säästö ei ole valtava, mutta kun asiakkaita on paljon ja aineistoja kertyy vuodeta toiseen, pienistä puroista syntyi iso työaikajoki”
Tarve ei kuitenkaan ollut “bling-bling-ratkaisulle”, vaan arjen työtä tukevalle, järkevälle automaatiolle.
“Olen pitkään ajatellut, että automaatiot ovat tilitoimistolle selviytymisen edellytys. Jos et ota niitä käyttöön, palvelusi käy väistämättä liian kalliiksi verrattuna muihin”, Sami sanoo.
Kynnys madaltui kun ei tarvinnut ostaa "sikaa säkissä"
Sami oli törmännyt Rajobitiin jo aiemmin tilitoimistoalan tapahtumissa, mutta yksi asia pidätteli pitkään: mielikuva, että automaatio vaatii vähintään viisinumeroisen alkupanostuksen.
Vauhti-palvelun kohdalla tilanne oli toinen. Käyttöönoton sai käyntiin ilman järeää lähtöinvestointia, jolloin kynnys kokeilla laski. Samalla yhteistyö Rajobitin kanssa vakuutti: kommunikaatio oli suoraa, palvelu nopeaa ja ote asiakaslähtöinen.
“On ollut oikeasti proaktiivista palvelua. Yhteistyö on ollut tosi positiivista ja kärsivällisyyttäkin on riittänyt, vaikka meillä välillä kehitys asiat vähän jäävät muiden kiireiden jalkoihin.” Sami naurahtaa.
Mitä automaatio tekee CD-Yhtiöissä käytännössä?
CD-Yhtiöillä Vauhti-paketti hoitaa kolme keskeistä asiaa OmaVerosta:
1. ALV-ilmoitusten tilannekuva
Automaatio tukee sekä kirjanpitäjiä että kokonaisuutta seuraavaa esihenkilöä. Kirjanpitäjä näkee omat asiakkaansa, ja Ellu, joka katsoo koko firman tasolla, näkee, missä mennään yhdellä raportilla.
“Ilmoitukset toki näkyvät järjestelmissä muutenkin, mutta tämä raportti kertoo faktat suoraan lähteestä.”
“Jos päivää ennen eräpäivää joltakin puuttuu vielä ilmoitus, se näkyy heti ja siihen ehditään reagoida. Sakot ja ikävät yllätykset vähenevät ihan konkreettisesti.”
Lisäksi turha sisäinen pallottelu vähenee. Jos ilmoitus on tehty, se näkyy raportilla – ei tarvitse soitella ja varmistella.
2. Aineiston arkistointi
Aineiston arkistoinnissa automaatio vähentää selvästi klikkausten määrää. Per asiakas hyöty voi olla muutama minuutti, mutta kun aineistoja on paljon ja kuukausia kertyy, puhutaan helposti tuntien säästöistä.
“Kun massat ovat isoja, pienikin tehostus tuntuu. Ja jatkossa, kun aineistot saadaan vielä suoraan Fennoaan, hyöty kasvaa entisestään.”
3. Selvityspyynnöt
Automaatio varmistaa, että verottajalta tulevat selvityspyynnöt huomataan ajoissa. Ilmoituksessa kerrotaan mitä selvityspyyntö koskee ja mikä on vastineen määräpäivä.
Ylimääräisenä bonuksena: Suomi.fi-valtuutusten seuranta
Aiemmin valtuutusten voimassaolo oli pirstaleista ja osittain ihmisten muistin varassa. Nyt automaatio kerää tiedot suoraan lähteestä ja näyttää selkeän listan siitä, mitkä valtuutukset ovat päättymässä tai jo päättyneet.
“Tämä oli positiivinen yllätys. Näemme heti, mistä pitää pyytää uudet valtuutukset. Ei tule tilanteita, jossa huomataan kiireessä, että valtuutus on vanhentunut”.
CD-Yhtiöt on myös hyötynyt siitä, että Rajobit on toteuttanut toiveita nopeasti. Esimerkiksi toivottu linkki SharePointiin aineistojen tarkastelua varten saatiin käyttöön ripeästi.
Pieni mutka matkassa ja miten siitä mentiin yli
Kaikki ei silti ollut pelkkää tasamaata. Matkan varrella tuli vastaan rajapintarajoite, jonka vuoksi toiminimiasiakkaiden aineiston nouto ei alkuvaiheessa toiminut samalla tavalla kuin muiden
“Ei siitä onneksi katastrofia tullut, mutta aina kun jokin asiakasryhmä kulkee eri tavalla, se lisää virhemahdollisuuksia. Tavoite on, että saadaan jatkossa myös toiminimet saman putken läpi, kun Verohallinnon päässä kehitys etenee".
Sami suhtautuu asiaan tyynesti – tilitoimistoalalla hän näkee laajemminkin, että toiminimet ovat murroksessa ja osa niistä saattaa jatkossa hoitaa veroasiansa enemmän suoraan viranomaisten palveluissa.
Tulokset: parempi kontrolli, vähemmän stressiä
Vaikka CD-Yhtiöt ei ole vielä kellottanut jokaisen osa-alueen minuuttisäästöjä viivottimen tarkkuudella, suunta on selvä.
-
-
-
-
Verorutiinit eivät ole enää kiinni yksittäisen ihmisen muistiinpanoista tai klikkauksista.
-
ALV-ilmoitusten ja selvityspyyntöjen seuranta on keskitettyä, reaaliaikaista ja läpinäkyvää.
- Aineiston arkistointi on vähentänyt dokumenttien manuaalista paikasta toiseen siirtämistä ja isossa massassa se tarkoittaa tuntien säästöä vuodessa.
-
Poikkeustilanteet, kuten vanhentuneet valtuutukset, huomataan ajoissa eikä vasta asiakkaan soittaessa.
Sami tiivistää yhteistyön kolmeen pääkohtaan:
"Ensinnäkin tästä on ollut oikeasti hyötyä. Toiseksi yhteistyö Rajobitin kanssa on ollut positiivista ja proaktiivista; ideoita kuunnellaan ja niitä viedään eteenpäin. Ja kolmanneksi palvelu on ollut nopeaa, vaikka meillä välillä asiat etenevätkin omassa rauhassaan."
Tulevaisuus: automaatio arjen kivijalkana
CD-Yhtiöissä automaatio nähdään osana isompaa kuvaa. Tasutalla pyörii kiinnostus muun muassa täsmäytyksiin, tulorekisterin tarkastuksiin sekä raportoinnin kehittämiseen. Palkkoja hoidetaan Fennoassa, Lemonsoftissa, ja tulevaisuudessa Sami näkee automaation roolin laajenevan myös näihin prosesseihin.
"Maailma menee siihen suntaan, että järjestelmien pitää jutella keskenään. Hermeettiset saarekkeet tulevat katoamaan. Taloushallinnon järjestelmä hoitaa omansa, ja siihen liitetään ne ohjelmat, jotka sopivat parhaiten asiakkaan toimialalle."
Automaatio ei Samille tarkoita kilpajuoksua kasvuun hinnalla millä hyvänsä. Se on tapa varmistaa, että perheyritys pystyy jatkossakin tarjoamaan laadukasta, kohtuuhintaista palvelua, ja että kirjanpitäjät voivat käyttää aikaansa muuhunkin kuin naputteluun.
"Päivän päätteeksi kyse on siitä, että meillä ja asiakkailla on vähän kevyempi olo. Kun järjestelmät kertovat faktat ja automaatio hoitaa rutiinit, on paljon parempi nukkua yönsä hyvin".