Metsäpalvelut
KuMeKo Forest kasvaa ketterästi automaatiot apunaan
KuMeKo Oy otti kasvun tueksi käyttöönsä automaatioita. Automaatio on helpottanut tiimin työtä ja aikaa vapautuu oikeisiin töihin.
Kuopiossa toimiva Ykköstilit on erinomainen esimerkki siitä, miten pitkäjänteinen kehittäminen ja fiksut teknologiset valinnat näkyvät suoraan viivan alla. Yrityksen liikevaihto on kasvanut vuodesta 2020 noin 24 prosenttia, ja tulos on noussut lähes 65 prosenttia. Kasvu ei ole sattumaa, vaan seurausta määrätietoisesta tavasta kehittää toimintaa – hyödyntää automaatioita, vapauttaa asiantuntijoiden aikaa ja pitää katse asiakkaassa.
Ykköstilit on yli 30-vuotias perheyritys, joka on rakentanut maineensa laadukkaalla ja henkilökohtaisella palvelulla. Joona Alasaari tiivistää yrityksen filosofian napakasti:
”Menestyvä asiakas on myös meidän menestyksemme.”
Kun asiakas menestyy, tilitoimistokin menestyy – ja tämä periaate on toiminut suunnannäyttäjänä myös yrityksen automaatiohankkeissa.
Haaste: iltayhdeksän siirrot ja rutiinien kuormittama arki
Kuopion Ykköstilien kasvun myötä osa toistuvista tehtävistä alkoi tuntua ajanhukalta. Osa myyntilaskujen siirroista oli tehtävä joka ilta kello 21. Työ vei kalenterissa vain vartin, mutta vaikutti koko päivään: tietokonetta ei voinut sulkea eikä iltaa rauhoittaa, koska mielessä pyöri jatkuvasti päivän viimeinen tehtävä.
”Se oli pieni, mutta henkisesti raskas tehtävä. Jos sen joskus unohti, sitä huomasi keskellä yötä havahtuvansa että että nyt ne jäi!”. Kyllä se söi palautumista ja työhyvinvointia enemmän kuin vartti kalenterissa antaisi ymmärtää,” Joona kuvailee.
Toinen haaste liittyi aineiston tallentamiseen. Ykköstilit halusi tarjota asiakkailleen sähköisen arkiston, jonne kirjanpidon aineisto tallentuisi automaattisesti. Manuaalinen tallentaminen olisi kuitenkin vienyt valtavasti aikaa. Ratkaisua lähdettiin etsimään tavalla, joka ei kuormittaisi työntekijöitä uusilla työkaluilla, vaan hyödyntäisi olemassa olevia tapoja toimia.
Ratkaisu: automaatio hoitaa rutiinit, työntekijät keskittyvät olennaiseen
Yhdessä Rajobitin kanssa kehitettiin kaksi automaatiota: myyntilaskujen siirto ja aineiston tallennus.
Ensimmäinen ratkaisu vapautti kuormittavan ja työhyvinvointia vähentävän iltarutiinin. Nyt automaatio siirtää myyntilaskut oikeaan aikaan ilman, että kenenkään tarvitsee valvoa prosessia. Toinen automaatio huolehtii siitä, että kirjanpitäjät voivat tallentaa aineistot tutulle verkkolevylle, josta automaatio nappaa ne ja vie suoraan asiakkaiden sähköiseen arkistoon. Järjestelmä käy läpi päivän dokumentit joka iltapäivä kello 16 – hiljaisesti ja virheettömästi.
”Eilenkin se pyöräytti toistasataa dokumenttia arkistoon. Se olisi ollut yhden työntekijän koko päivän homma. Nyt se hoituu itsestään”, Joona toteaa.
Käyttöönotto sujui ilman yllätyksiä. Rajobitin tiimi piti Ykköstilit ajan tasalla jokaisessa vaiheessa. ”Määrittelypalaverit olivat tarkkoja ja keskustelut ymmärrettäviä – ei mitään teknistä jargonia. Kun tuli uusia ideoita, niihin reagoitiin heti. Koko yhteistyö oli poikkeuksellisen sujuvaa.”
Tulokset: työrauha, tarkkuus ja ajansäästö
Tulokset näkyivät heti ensimmäisestä päivästä lähtien. Myyntilaskujen siirrot hoituvat ajallaan, eikä työpäivä enää katkea iltayhdeksän muistutukseen. Työrauha ja palautuminen paranivat, ja virheiden määrä väheni. ”Automaatio ei tee inhimillisiä virheitä. Se ei klikkaa väärää päivää tai unohda jotain vaihetta, jos väsyttää” Joona naurahtaa.
Myös aineiston tallennus toi valtavan helpotuksen. Dokumentit siirtyvät automaattisesti, ja asiakas saa tarvitsemansa tiedot ajantasaisesti. Manuaalisen työn määrä väheni, mutta samalla työn laatu parani.
Kun Joona tiivistää automaation kolme suurinta hyötyä, vastaus tulee empimättä:
- Työhyvinvointi. ”Se on ollut suurin hyöty. Kun aikaa vapautui ja turhat rutiinit jäivät pois, jaksaminen parani heti.”
- Asiantuntijatyön mahdollistaminen. ”Automaatio vapauttaa aikaa oikeasti tärkeisiin tehtäviin – asiantuntijatyöhän ja asiakkaiden kohtaamiseen.”
- Tarkkuus ja tehokkuus. ”Automaatio ei väsy eikä tee virheitä. Prosessit sujuvat tasaisesti, ja kaikki toimii ennustettavasti.”
Yhteistyö Rajobitin kanssa: rehtiä, nopeaa ja asiakaslähtöistä
Joona kuvaa yhteistyötä Rajobitin kanssa poikkeuksellisen miellyttäväksi.
” Se mikä jäi erityisesti mieleen, oli nopea ja palveleva viestintä. Tuntui, että oikeasti haluttiin ymmärtää meidän arkea. Kun tuli kysymyksiä tai ideoita, niihin reagoitiin heti – ei viikkojen päästä.”
Hän kiittelee myös Rajobitin tiimin vilpittömyyttä. ”Meitä kuunneltiin, eikä mitään yritetty myydä väkisin. Kaikki keskustelut olivat rehellisiä ja ratkaisukeskeisiä. Se oli sellaista aitoa kumppanuutta, ei vain palvelusuhdetta.”
Jos automaatioiden kanssa on ollut haastetta tai tarvetta päivityksille, tuki toimii nopeasti ja ystävällisesti. ”Viestintä on aina rakentavaa ja ratkaisukeskeistä. Rajobitin asiakaspalvelu on todella laadukasta – sellaista, jota ei nykyään aina kohtaa.”
Automaatio mahdollistaa lisää aikaa - voimme palvella isompaa joukkoa asiakkaita asiantuntevammin
Ykköstilin menestyksen taustalla on yhdistelmä hyvää tiimiä, avointa kehityskulttuuria ja fiksua automaatioiden käyttöä. Kun rutiinit hoituvat taustalla, asiantuntijat voivat keskittyä siihen, mikä todella tuo arvoa: asiakkaan liiketoiminnan ymmärtämiseen ja sen kehittämiseen.
”Tämän alan tulevaisuus on automaatioissa. Ei pelkästään tekoälyssä, vaan ihan perus automaatioissa, joka tekee rutiinit tehokkaasti. Kun työ tehostuu, voimme palvella isompaa joukkoa asiakkaita entistä asiantuntevammin ja silti säilyttää henkilökohtaisen palvelun,” Joona summaa.
Automaatio ei siis vie työpaikkoja – se antaa tilaa tärkeämmälle työlle. Ykköstilillä tämä näkyy tyytyväisempinä työntekijöinä, sujuvampina prosesseina ja ennen kaikkea tyytyväisempinä asiakkaina.