Tilinpäätöstarkastaja
Tarkistaa puolestasi, että jokainen tilinpäätös on lähetetty kaupparekisteriin ajallaan. Ilman manuaalista seurantaa tai riskiä unohtamisesta.
Varmuutta ja mielenrauhaa kaiken kokoisille tilitoimistoille
“Aikaisemmin jouduin hakemaan Virrestä kaupparekisteriotteen joka asiakkaalta erikseen ja kirjaamaan tiedot Exceliin. Nyt saan sähköpostiin listan vain niistä, joilta tilinpäätös puuttuu. Se on kuin selkeä työlista aamukahvin viereen”
"Sakko on noussut 80 eurosta 150 euroon lyhyestäkin myöhästymisestä. Kun meillä on parisataa osakeyhtiöasiakasta, riski on iso. Automaatio on pienen kuukausimaksun arvoinen jo yhdenkin unohduksen estämiseksi"
“Meillä oli ennen Excel, jossa kuitattiin tilinpäätökset lähetetyiksi. On käynyt niin, että merkintä on tehty mutta lähetys ei ollut mennyt perille. Eli asiakas sai sakon. Tilinpäätösvahti poisti tämän virheen mahdollisuuden”
Manuaalinen seuranta on tilinpäätösprosessin piiloriski
Tilinpäätöksen rekisteröinti unohtuu yleensä juuri silloin, kun prosessi katkeaa: veroilmoitus on lähetetty ennen tilintarkastuksen valmistumista, kirjanpitäjä vaihtuu kesken tilikauden tai tilikausi on murrettu eikä tarkistuksia voi tehdä kerralla. Tai sitten se lähetys vain unohtuu. Lasku tulee asiakkaalle sakon muodossa, ja tilitoimistolle mainehaittana.
Myöhästymismaksujen yleisimmät syyt:
- Murretut tilikaudet: Asiakkaiden tilikaudet päättyvät pitkin vuotta, eikä tarkistuksia voi tehdä yhdellä kerralla. Osa jää aina väliin.
- Hajanainen tieto: OmaVero, Virre ja oma Excel. Tiedon metsästys kolmesta paikasta vie aikaa ja lisää virheen riskiä.
- Inhimillinen virhe: Sakkokirje on usein ensimmäinen merkki siitä, että jokin on unohtunut. Silloin on jo myöhäistä.
- Vaihtuvat vastuut: Kun kirjanpitäjä vaihtuu tai on lomalla, lähettämisen seuranta katkeaa. Riski realisoituu harvoin hyvään aikaan.
Automaattinen lähetyksen valvonta poistaa nämä sudenkuopat kertaheitolla. Tilinpäätösvahti tekee tarkistukset kuukausittain ja lähettää sinulle tiedon vain niistä asiakkaista, joiden tilinpäätöstä ei ole vielä rekisteröity.
Miten Tilinpäätöstarkastaja käytännössä toimii?
1. Tilinpäätöstarkastaja lukee asiakaslistasi ohjaustiedostosta. Jos teillä on jo käytössä Rajobitin muita verottajan automaatioita tai Tarkastajia, sama ohjaustiedosto käy sellaisenaan.
2. Automaatio hakee kuukausittain jokaisen asiakkaan viimeisimmän päättyneen tilikauden tiedot verottajalta. Näin murretut tilikaudet tulevat tarkistetuksi ajallaan.
3. Jos tilikauden loppumisesta on kulunut 4–10 kuukautta, Tilinpäätöstarlastaka käy PRH:n sivuilta varmistamassa, onko tilinpäätös jo rekisteröity kaupparekisteriin.
4. Saat sähköpostiisi listan vain niistä asiakkaista, joiden tilinpäätös puuttuu rekisteristä. Ei siis turhaa raporttien selaamista: vain ne, jotka vaativat toimenpiteitä.
Mitä hyötyä Tilinpäätöstarkastajasta on?
Mielenrauha
Kun seuranta nojaa muistiin tai Excel-merkintöihin, inhimillinen virhe on aina mahdollinen. Tilinpäätösvahti toimii tukenasi, kun olet lomalla, kirjanpitäjä vaihtuu tai kalenteri ruuhkautuu.
Vältä sakot
PRH:n myöhästymismaksu on noussut 80 eurosta 150 euroon lyhyestä myöhästymisestä. Sakkoja on vaikea laskuttaa asiakkaalta, jos viive johtui tilitoimiston unohduksesta.
Ajan säästö
Manuaalinen tarkistus eri paikoista vie aikaa kun asiakkaita on useita. 100 osakeyhtiön asiakaskannassa puhutaan jo useista tunneista kuukaudessa.
Suojaa mainettasi
Luotettavuus on tilitoimiston yksi tärkeimmistä myyntivalteista. Varmista, ettei asiakas saa sakkoja sinun unohduksesi vuoksi.
Tilinpäätöstarkastaja on osa Tarkastajat-tuoteperhettä
Tilinpäätöstarkastaja on yksi Rajobitin Tarkastajista, jotka varmistavat tilitoimiston tärkeitä prosesseja automaattisesti.
Valitse tilitoimistollesi sopiva Tarkastajat-paketti ja siihen ne Tarkastajat, joita haluat käyttää. Tilinpäätöstarkastajaa ei myydä erillisenä tuotteena, vaan se valitaan osaksi Tarkastajat-pakettia.
Tarkastajat-paketit sisältävät 2 – 4 valitsemaasi Tarkastajaa, ja alkavat 99€ kuukaudessa.
Usein kysyttyä Tilinpäätöstarkastajasta
Mitä Tilinpäätöstarkastaja tekee käytännössä?
Automaatio ajetaan viikoittain ja sen prosessi etenee neljässä vaiheessa:
1) Automaatio lukee ohjaustiedostosta asiakkaidesi y-tunnukset.
Ohjaustiedosto on Excel-tiedosto joka sisältää asikkaidesi nimen, y-tunnuksen sekä enintään kaksi sähköpostiosoitetta joihin Tilinpäätösvahdin vastaukset lähetetään.
2) Verottajan rajapinnasta haetaan kunkin asiakkaan viimeisin päättynyt tilikausi.
3) Jos tilikauden päättymisestä on kulunut 4–10 kuukautta, automaatio käy PRH:n tilinpäätösrajapinnassa tarkistamassa onko tilinpäätös rekisteröity.
4) Puuttuvista tilinpäätöksistä lähetetään ilmoitus sähköpostilla.
Lopputuloksena saat valmiin toimenpidelistan — et raporttia selattavaksi.
Mihin tarpeeseen tämä on suunniteltu?
Tilinpäätöksen rekisteröinti kaupparekisteriin unohtuu tyypillisesti juuri silloin, kun prosessi katkeaa: veroilmoitus lähetetään ennen tilintarkastuksen valmistumista, kirjanpitäjä vaihtuu kesken tilikauden, tilikausi on murrettu, tai lähetys hoidetaan jälkikäteen OmaVeron kautta eikä kukaan enää varmista rekisteröitymistä. Tai inhimillisestä virheestä johtuen lähetys vain unohtuu.
Tilinpäätöstarkastaja paikkaa nämä prosessiaukot, jotta myöhästymismaksuja ei pääse syntymään tilitoimiston oman unohduksen vuoksi.
Mistä Tilinpäätöstarkastaja hakee tiedot?
Kahdesta julkisesta viranomaisrajapinnasta: verottajan rajapinnasta saadaan asiakkaan tilikausien tiedot ja viimeisimmän päättyneen tilikauden loppupäivä, ja PRH:n tilinpäätösrajapinnasta tarkistetaan, onko kyseiselle tilikaudelle rekisteröity tilinpäätös. Data on samaa kuin itse näkisit Virre.fi-palvelusta — erona se, että automaatio käy koko asiakaskuntasi läpi yhdessä ajossa, ei manuaalisesti asiakas kerrallaan.
Miksi tarkistus kohdistuu 4-10 kuukauden ikkunaan?
Tilinpäätös on lain mukaan rekisteröitävä kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Neljän kuukauden alaraja antaa tilitoimistolle realistisen aikaikkunan tilinpäätöksen valmistumiselle ja kymmenen kuukauden yläraja varmistaa, että myös jälkikäteen lähetetyt tilinpäätökset tulevat tarkistetuiksi. Ikkuna pitää hälytykset relevantteina eikä täytä postilaatikkoasi liian varhaisilla tai myöhäisillä huomautuksilla.
Miten rekisteröintiviiveet näkyvät Tilinpäätöstarkastajassa?
PRH:lle tieto päivittyy eri nopeudella riippuen lähetyskanavasta: YTJ:n sähköisen asiointipalvelun (ytj.fi) kautta lähetetyt tilinpäätökset näkyvät Virressä ja PRH:n rajapinnassa noin parin päivän viiveellä, OmaVeron kautta lähetetyt noin kahden viikon päästä ja perinteisellä postilla lähetetyt vasta noin kuukauden kuluttua. Tilinpäätösvahti hakee tiedon PRH:stä, joten raportille nousevat vain PRH:n rekisteröidyt tilinpäätösdokumentit.
Toimiiko Tilinpäätöstarkastaja myös murrettujen tilikausien kanssa?
Kyllä, ja tämä on yksi suurimmista eduista manuaaliseen seurantaan verrattuna. Tilinpäätöstarkastaja tarkistaa jokaisen asiakkaan tilikauden päättymispäivän yksilöllisesti ja kuukausittain. Murretut tilikaudet tulevat siis valvotuiksi täsmälleen samalla logiikalla kuin kalenterivuoden mukaiset, etkä joudu itse muistamaan, milloin kenenkin asiakkaan tilikausi umpeutuu.
Kuinka usein Tilinpäätöstarkastaja tekee tarkistuksen?
Kerran kuukaudessa. Rytmi on riittävä, koska kahdeksan kuukauden rekisteröintimääräaika antaa hyvin aikaa reagoida kuukausittaiseen ilmoitukseen. Tarvittaessa tarkistustiheys voidaan sovittaa tilitoimiston tarpeisiin käyttöönoton yhteydessä.
Tarvitsenko erillisen ohjaustiedoston?
Jos käytössäsi on jo Rajobitin OmaVero Startti- tai Vauhti-automaatio tai muu Tarkastaja-tuote, käytämme samaa ohjaustiedostoa eli et tarvitse uutta. Muussa tapauksessa autamme ohjaustiedoston käyttöönotossa. Tarvitsemme lähtötiedoiksi vain listan niistä osakeyhtiöasiakkaista, joita haluat valvoa (y-tunnus riittää).
Onko Tilinpäätöstarkastaja tietoturvallinen?
Kyllä on. Tietoliikenne on vahvasti salattu ja palveluissa mahdollisesti tallennetut salasanat säilytetään salatussa muodossa 256-bittisellä salauksella. Automaatiopalvelun data varmuuskopioidaan ja palvelu tuotetaan nykyaikaisesta julkisen pilven konesalista, joka sijaitsee suomalaisille asiakkaille Suomessa. Konesalipalvelut tuottaa Google. Tarkempia tietoja palvelualustan tietosuojakäytänteistä ja tietoturvasta voit lukea täältä.
Missä muodossa saan ilmoitukset puuttuvista tilinpäätöksistä?
Sähköpostiviestinä. Viestissä on lista asiakkaista, joiden tilinpäätös puuttuu rekisteristä. Mukaan kuuluvat y-tunnus, yrityksen nimi ja tilikauden päättymispäivä. Näin voit arvioida suoraan, kuinka kiireellinen tilanne on kunkin asiakkaan kohdalla. Raportoinnin vastaanottajat (esim. vastuukirjanpitäjä, palvelupäällikkö tai tilitoimistoyrittäjä) voidaan määritellä tilitoimistokohtaisesti.
Onko Tilinpäätöstarkastajan käyttöönotto vaikeaa?
Ei. Käyttöönotossa määritellään tarkistettavat asiakkaat sekä tarvittavat ohjaustiedot. Tilinpäätöstarkastaja tunnistaa asiakkaat Y-tunnuksen perusteella ja tarkistaa niiden tilinpäätöstiedot suoraan PRH:n kaupparekisteristä.
Rajobit on mukana käyttöönoton jokaisessa vaiheessa askel askeleelta, joten tilitoimiston ei tarvitse selvittää tai tehdä käyttöönottoa yksin. Kun tarvittavat asiakastiedot ja tarkistuksen asetukset ovat kunnossa, Tilinpäätöstarkastaja voidaan ottaa käyttöön sovituille asiakkaille.
Käyttöönotonkaan jälkeenkään et jää yksin: asiakastyytyväisyytemme NPS on 74, joka kertoo siitä että olemme asiakkaidemme tukena joka askeleella; niin kysymyksissä kuin muutostarpeissa.
Voiko Tilinpäätöstarkastajan ostaa erikseen?
Ei. Tilinpäätöstarkastaja kuuluu Rajobitin Tarkastajat-tuoteperheeseen, eikä sitä myydä erillisenä tuotteena. Valitset tilitoimistollesi sopivan Tarkastajat-paketin ja siihen ne Tarkastajat, joita haluat käyttää.
Tilinpäätöstarkastajan rinnalle voit valita esimerkiksi ALV-tarkastajan, Saldotarkastajan, Selvityspyyntötarkastajan tai Veropostitarkastajan.
Tutustu Tarkastajat-paketteihin ja hinnoitteluun täällä -> (avautuu uuteen ikkunaan).
Tutustu myös muihin Tarkastajiin
Valitse tilitoimistosi prosesseihin sopivat tarkastajat. Ne hoitavat jatkuvan tarkistamisen automaattisesti ja nostavat esiin asiat, jotka vaativat huomiota.
Vieläkö mietityttää tai kaipaat lisätietoja?
Asiantuntijamme auttavat mielellään. Valitse alta sinulle parhain yhteydenottotapa ja olemme sinuun yhteydessä muutaman tunnin kuluessa!
