LOPETA MANUAALINEN VERTAILU JA TIEDÄ HETI, TÄSMÄÄKÖ

Automatisoi tulorekisteritietojen täsmäytys Netvisorissa

Rajobitin automaatio hakee tiedot sekä tulorekisteristä että Netvisorista ja täsmäyttää ne puolestasi joka kuukausi.

LISÄTIETOJA

Ajansäästöä kaiken kokoisille tilitoimistoille

“Kyllähän työaikaa säästyisi tosi paljon kun tämän saa käyttöön. Ja juuri se, että sen tekee kuukausittain, voi reagoida ajoissa ennen kuin virheet kertyy"

"Pieniä erotuksia on vaikea löytää ja jonkin sadan euron täsmäytyksen selvitykseen voi mennä tuntikin. Se on kallista työaikaa ja aivan hukkaan."

“Tulorekisteri on sellainen, että mitä vähemmän siellä tarttee käydä, sitä kivempi on tehdä töitä. Se joka-ikiselle asiakkaalle erikseen tekeminen työllistää kyllä ihan liikaa”

Manuaalinen täsmäytys on palkanlaskijan prosessin pullonkaula

Tulorekisteritietojen manuaalinen täsmäytys on yksi palkanlaskennan rutiininomaisimmista ja turhauttavimmista tehtävistä. Siksi se tehdään useissa tilitoimistoissa vain kerran vuodessa, vaikka pitäisi tehdä useammin. Kun virhe löytyy joulukuussa, se on voinut olla seillä jo tammikuusta saakka.

  • Kaksivaiheinen prosessi: Raportti pitää ensin tilata tulorekisteristä, minkä jälkeen sen muodostumista on odotettava. Palkanlaskija kirjautuu järjestelmään kaksi kertaa saadakseen yhden raportin. Jokaiselle asiakkaalle erikseen.
  • Manuaalinen vertailu Netvisoriin: Raportin noudon jälkeen tiedot pitää vielä avata Netvisorista ja verrata manuaalisesti. PIenenkin eron löytämiseen voi kulua tunti.
  • Työn sirpaleisuus: Kun täsmäytys on hidasta, se jätetään usein vuodenvaihteeseen. Laadunvalvonnan kannalta olisi parempi tarkistaa kuukausittain, mutta harvalla on tähän aikaa. 

Tulorekisterin täsmäytys ei ole pakollista kuukausittain, mutta säännöllinen tarkistus säästää merkittävästi aikaa ja vaivaa myöhemmin. Palkanlaskennan virheethän vaikuttavat suoraan työntekijöihin. Niiden korjaaminen jälkikäteen on usein hidasta ja vaatii runsaasti manuaalista työtä. Tämän lisäksi raporttien tilaaminen, niiden odottaminen ja täsmäytyspohjien päivittäminen jokaisen asiakkaan kohdalla erikseen vie runsaasti aikaa ja kuormittaa arkea toistuvasti.

Automaation avulla tulorekisterin ja Netvisorin tiedot haetaan ja vertaillaan valmiiksi joka kuukausi. Palkanlaskijalle jää vain esiin nostettujen poikkeamien selvittely, ilman raporttien hakuja, odottelua ja manuaalista täsmäytystä.

ESIMERKKI

Miten automaatio käytännössä toimii?

1. Automaatio käynnistyy kerran kuukaudessa, 7.-8. päivä aamuyöllä, ja lukee teidän toimittamanne asiakaslistan, joka sisältää asiakasyritysten nimet, Y-tunnukset ja vastuuhenkilöiden tiedot.

2. Automaatio tilaa tulorekisteristä 312-raportin kuluvan vuoden palkkatiedoista jokaiselle listalla olevalle asiakkaalle. Se odottaa raporttien muodostumista ja noutaa ne automaattisesti.

3. Raporttien valmistuttua automaatio hakee vastaavat tiedot Netvisorista palkkatietoilmoitusten täsmäytysosiosta, velvoitteista sekä palkanlaskennan raporteilta. Tiedot jaotellaan maksupäivien mukaan kuukausittain ja automaatio tekee täsmäytyksen. 

4. Automaatio tallentaa päivitetyt täsmäytys-excelit tilitoimiston SharePoint- tai Google Drive kansioon. Määritellyt vastuuhenkilöt saavat sähköpostilla ilmoituksen, joka kertoo asiakkaittain: täsmääkö tai onko poikkeamia. 

HYÖDYT

Miksi automatisoida täsmäytys?

Poistaa odottelun ja kaksoiskirjautumisen  Asiantuntijan ei tarvitse enää kirjautua tulorekisteriin, tilata raporttia, odottaa sen muodostumista ja käydä noutamassa sitä uudelleen. Jokaiselle asiakkaalle erikseen. 
Tiedät totuuden, et vain mitä on lähetetty

Netvisor kertoo, mitä on lähetetty tulorekisteriin. Tulorekisteri kertoo, mitä on vastaanotettu. Vain täsmäyttämällä tiedät, onko tilanne oikeasti kunnossa.  

Virheet kiinni heti. Ei vasta tilinpäätöskiireessä.

Kuukausittainen täsmäytys paljastaa poikkeamat ennen kuin ne kertyvät. Nopea erojen selvitys vähentää takautuvasti annettavien korjausilmoitusten määrää. 

Enemmän aikaa asiantuntijatyöhön Raporttien tilaaminen, odottaminen ja manuaalinen täsmäytys siirtyy automaatiolle. Asiantuntijasi tekevät sitä, mistä tilitoimistoanne oikeasti arvostetaan. 
Laadukkaampaa palvelua

Täsmäytys parantaa palvelun laatua, jolla erottaudutte kilpailijoista.

 

Parempi laatu = parempi asiakaspalvelu

Työntekijätyytyväisyys

Palkanlaskijan aikaa vapautuu mekaanisesta tiedonhausta ja täsmäytyksestä asiantuntijatyöhän.

HINNASTO

Yksinkertainen ja selkeä hinnoittelu

TULOREKISTERITIETOJEN TÄSMÄYTYS
39€ /kk
+ 2.90€ /asiakas
 
✓
Vaivaton käyttö. Me huolehdimme ylläpidosta.
✓
Ei yllätyksiä. Jos tulorekisterin tai Netvisorin prosessit muuttuvat, automaatiosi päivittyy ilman lisäkuluja.
✓
Läpinäkyvä hinnoittelu. Maksat vain siitä asiakasmäärästä kuin haluat.

Jo yli 70 tilitoimistoa luottaa meihin. 

 
FAQ

Usein kysyttyä tulorekisteritietojen täsmäytyksestä

Mitä tulorekisteritietojen täsmäytys-automaatio tekee käytännössä?

Teidän antaman asiakaslistan perusteella täsmäytys-automaatio hakee tulorekisteristä jokaisen asiakkaan palkkatiedot ja vertaa ne Netvisorin vastaaviin tietoihin. Kuukausittain, ilman manuaalista työtä.

Käytännössä automaatio

  1. Tilaa tulorekisteristä 312-raportin jokaiselle listalla olevalle asiakkaalle
  2. Odottaa raporttien muodostumisen ja noutaa ne automaattisesti
  3. Hakee vastaavat tiedot suoraan Netvisorista (palkkatietoilmoitusten täsmäytysosio)
  4. Jaottelee tiedot maksupäivien mukaan kuukausittain ja vertaa luvut toisiinsa: Täsmääkö vai ei?
  5. Muodostaa asiakaskohtaisen täsmäytys-Excelin, jossa näkyy kuukausittaiset välilehdet, yksi välilehti per täsmäytysajo.
  6. Tallentaa täsmäytys-Excelin sovittuun kansioon (esim. Sharepoint, Google Drive tai vastaava)
  7. Lähettää sähköpostin vastuuhenkilöille asiakkaittain, jossa kerrotaan täsmääkö vai onko automaatio löytänyt poikkeamia. Sähköposti sisältää linkin suoraan täsmäytys-Exceliin.

    Teidän ei siis tarvitse kirjautua tulorekisteriin, tilata raporttia, odottaa sen valmistumista, avata Netvisoria eikä tehdä manuaalista vertailua. Teillä jaa vain poikkeamien selvittely niiden asiakkaiden kohdalla, joilla luvut eivät täsmää.

    Täsmäytys-Excel toimii myös dokumentaationa tilintarkastusta varten.

Mihin tarpeeseen tämä on suunniteltu?

Tulorekisterin täsmäytys tehdään monissa tilitoimistoissa vain tilikausittain, koska raportin noutaminen on työlästä ja aikaa vievää. 

Automaatio mahdollistaa:

  • Täsmäytyksen tekemisen kuukausittain
  • Jos täsmäytystä tehdään jo kuukausittain, automatisoimalla prosessi voidaan vapauttaa useita tunteja asiantuntijoiden aikaa.
  • Laadun jatkuvan varmistamisen
  • Virheiden havaitsemisen aikaisessa vaiheessa
  • Helpotusta etenkin kiirehuippujen ajaksi

Kyse ei ole uudesta työstä vaan siitä, että nykyinen työ tehdään helpommin ja systemaattisemmin.

Mitä tietoja automaatio täsmäyttää?

Mitä tietoja automaatio täsmäyttää?

Automaatio täsmäyttää tulorekisterin 312-raportin tiedot Netvisorin palkkatietoilmoitusten täsmäytysosioon asiakaskohtaisesti, kuukausittain maksupäivien mukaan jaoteltuna.

Täsmäytettävät tiedot ovat:

Suoritukset
  • Suoritukset yhteensä
Vakuutusmaksujen perusteet
  • Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
Työntekijän maksut
  • Työntekijän työeläkevakuutusmaksut
  • Työntekijän työttömyysvakuutusmaksut
  • Työntekijän sairausvakuutusmaksut
Pidätykset
  • Ennakonpidätykset
  • Lähdeverot

Jokainen kenttä täsmäytetään kuukausittain. Jos tulorekisterin ja Netvisorin välillä on eroa, automaatio merkitsee asiakkaan sähköposti-ilmoitukseen ja täsmäytys-Exceliin, miltä kuukaudelta ja miltä tietokentältä ero löytyy.

Mitä täsmäytys-Excel sisältää? Miltä se näyttää?

Automaatio lisää täsmäytys-exceliin tulorekisterin 312-raportilta saamat tiedot, jotka ovat:

  • Suoritukset yhteensä
  • Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työntekijän työeläkevakuutusmaksut
  • Työntekijän työttömyysvakuutusmaksut
  • Työntekijän sairausvakuutusmaksut
  • Ennakonpidätykset
  • Lähdeverot
  • Perusteettomat edut yhteensä
  • Takaisinperityt suoritukset yhteensä
  • Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
  • Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
  • Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
  • Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot

Täsmäytys-Excel on asiakaskohtainen ja jokaiselle vuodelle muodostuu oma tiedosto. Jokainen kuukausiajo muodostuu Exceliin omaksi välilehdeksi. Tiedot haetaan tulorekisteristä joka kuukausi vuoden alusta alkaen ja summatiedot lasketaan maksupäivien mukaan kuukausittain yhteen. Automaatio muodostaa exceliin alla olevan taulukon tulorekisterin tiedoista.

Täsmäytys-Exceliin on varattu samanlainen taulukko palkkaohjelman tiedoille täsmäytystä varten. Työntekijä voi syöttää palkkaohjelmasta vastaavat tiedot Exceliin, jolloin täsmäytyksestä jää talteen dokumentaatio esim. tilintarkastusta varten.

SAMPLE Netvisor täsmäytys-excel sample

Miksi käytämme 312-raporttia. Miksei 600- tai 630-raporttia?

Käytämme 312-raporttia, koska se on haettavissa Tulorekisterin tarjoaman rajapinnan kautta. Toistaiseksi Tulorekisteri ei ole mahdollistanut samaa toimitustapaa 600- tai 630 raportille, mutta näissä raporteissa on täsmäytykseen tarvittava lähes sama informaatio.

312-raportissa olevat tiedot:

  • Suoritukset yhteensä
  • Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat tulot
  • Työntekijän työeläkevakuutusmaksut
  • Työntekijän työttömyysvakuutusmaksut
  • Työntekijän sairausvakuutusmaksut
  • Ennakonpidätykset
  • Lähdeverot
  • Perusteettomat edut yhteensä
  • Takaisinperityt suoritukset yhteensä
  • Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
  • Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
  • Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
  • Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat takaisinperityt tulot
312-raporttiin ei sisälly alla olevat 600- ja 630 raporttien erittelytiedot. Näitä automaatio ei saa käyttöönsä:
  • Takaisinperittyyn määrään kohdistuvat ennakonpidätykset
  • Takaisinperittyyn määrään kohdistuvat lähdeverot
  • Työeläkevakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
  • Työtapaturma- ja ammattitautivakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
  • Työttömyysvakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
  • Sairausvakuutusmaksun perusteena olevat perusteettomaksi eduksi ilmoitetut tulot
  • Työnantajan sairausvakuutusmaksut
  • Työnantajan sairausvakuutusmaksusta tehtävät vähennykset

Jos haluat automatisoida Tulorekisteritietojen täsmäytyksen, mutta tarvitset siihen tietoja 600- tai 630 raportista, laita meille sähköpostia info@rajobit.com niin katsotaan yhdessä miten saisimme automaation rakennettua teidän tarpeitanne vastaavaksi.

Mitä eroa on tulorekisteritietojen haku-automaatiolla ja tulorekisteritietojen täsmäytys-automaatiolla?

Tulorekisteritietojen haku-automaatio hakee 312-raportin tulorekisteristä ja tallentaa sen täsmäytys-Exceliin. Manuaalinen täsmäytys jää sinulle. Täsmäytysautomaatio tekee molemmat: hakee tiedot sekä tulorekisteristä että Netvisorista ja täsmäyttää ne automaattisesti.

Mihin automaatio tallentaa Tulorekisteristä haetut tiedot?

Automaatio tallentaa haetut tiedot teidän omaan tallennusympäristöönne, automaatiolle luotuun omaan kansioon. 

 

Mitä automaatio EI tee?

Tulorekisteritietojen täsmäytys-automaatio tekee vertailun ja kertoo, täsmääkö. Erojen syyn selvittäminen ja mahdolliset korjaukset tulorekisteriin tai Netvisoriin jäävät asiantuntijalle. 

Asiantuntijatyö pysyy siis teillä. Automaatio hoitaa tiedon haun, vertailun ja raportoi siitä teille.

 

Toimiiko tämä muilla palkanlaskentaohjelmilla kuin Netvisorilla?

Tällä hetkellä täsmäytys-automaatio on saatavilla vain Netvisoriin. Procountor- ja Mepco-versiot ovat kehitteillä ja saatavilla syksyllä 2026. Jos käytät muuta ohjelmistoa, laita meille sähköpostia info@rajobit com niin katsotaan yhdessä mikä on mahdollista.

Onko automaatio tietoturvariski?

Ei ole. Automaatio toimii käytännössä kuin yksi työntekijä, jolle annetaan pääsy niihin järjestelmiin, joihin sen halutaan kirjautuvan. Käyttöoikeuksien hallinta säilyy aina asiakkaalla ja pääsy Tulorekisterin tietoihin perustuu asianmukaisiin valtuutuksiin. Tiedot haetaan suoraan Tulorekisterin rajapinnan kautta, eikä automaatiolla ole omia henkilökohtaisia tunnuksia. Se hyödyntää samoja valtuutuksia, joilla tiedot olisi mahdollista hakea myös manuaalisesti. Haettuja tietoja käytetään ainoastaan sovittuun tarkoitukseen ja toiminta noudattaa Tulorekisterin rajapintavaatimuksia.

Rajobitiltä asiakkaalle kulkeva tietoliikenne on vahvasti salattu ja palveluissa mahdollisesti tallennetut salasanat säilytetään salatussa muodossa 256-bittisellä salauksella. Automaatiopalvelun data varmuuskopioidaan ja palvelu tuotetaan nykyaikaisesta julkisen pilven konesalista, joka sijaitsee suomalaisille asiakkaille Suomessa. Konesalipalvelut tuottaa Google. Tarkempia tietoja palvelualustan tietosuojakäytänteistä ja tietoturvasta voit lukea täältä.

Emme tallenna prosessin aikana 312 raportilta arkaluonteista tietoa Rajobitin ympäristöön.

Miksi tarvitsemme oikeudet tallennusympäristöönne (esim. Sharepoint, Google Drive, OneDrive, M-Files tai vastaava)

Automaatio hakee tulorekisteristä tiedot antamanne asiakaslistan perusteella.  Kun tiedot on haettu, automaatio tallentaa ne asiakaskohtaisiin täsmäytys-Exceleihin.

Kaikki asiakkaisiinne liittyvä tieto siis pysyy teidän hallussanne, teidän omassa tallennusympäristössä. Tallennusympäristöjä ovat esim. Sharepoint, Google Drive, OneDrive ja vastaavat. 

Jos teillä on ulkoistettu IT-palveluntuottaja, voit vain lähettää heille sähköpostia ja lisätä Rajobitin edustaja sähköpostiin mukaan. Näin voimme vastata IT-palveluntuottajanne mahdollisesti esittämiin kysymyksiin ja sinun ei tarvitse käyttää tähän kallisarvoista työaikaasi. 

Tiedot ja ohjeet mitä IT-palveluntuottajanne tarvitsee saatte meiltä sähköpostitse kun olette lähettäneen yhteystietonne alla olevan lomakkeen kautta.

Mitä hyötyä on täsmäyttämisestä kuukausittain?

Kuukausittainen täsmäytys:

  • Paljastaa mahdolliset virheet nopeasti
  • Estää virheiden kertymisen koko tilikauden ajalta
  • Parantaa palvelun laatua
  • Nopea erojen selvitys vähentää takautuvasti annettavien palkkatieto- ja työnantajan erillisilmoitusten määrää
  • Vähentää tilinpäätösvaiheen yllätyksiä

Tulorekisterin data on ainoa varma lähde siitä, mitä tietoja rekisterissä oikeasti on. Palkanlaskentaohjelman tiedot kertovat vain mitä on lähetetty, ei sitä, mitä on vastaanotettu. 

Voiko Tulorekisterin tieto poiketa Netvisorista?

Kyllä, ja siksi täsmäytys on tärkeää.

Mahdollisia tilanteita:

  • Ilmoitus ei ole mennyt perille Tulorekisteriin
  • Ilmoitus on hylätty
  • Tietoja on korjattu suoraan Tulorekisterissä
  • Joku muu on tehnyt muutoksia

Netvisor kertoo vain, mitä on lähetetty, ei sitä, mitä on vastaanotett. Vain Tulorekisteristä haettu raportti kertoo todellisen tilanteen.

Miten käyttöönotto tapahtuu?

Helposti. Toimitatte meille:

  1. Asiakaslistan joka sisältää asiakasyritysten nimet, Y-tunnukset sekä asiakaskohtaisten vastuuhenkilöiden sähköpostiosoitteet joille automaatio ilmoittaa kun haut on tehty.
  2. Pääsyn tallennusympäristöön (esim. Sharepoint, Google Drive tai vastaava) jonne automaatio luo kuukausittaisen asiakaskohtaisen täsmäytys-Excelin.
  3. Tulorekisterin varmenteen

Näihin kaikkiin saatte meiltä selkeät ohjeet tai voimme tehdä nämä myös yhdessä.

Käyttöönotto ei vaadi muutoksia palkanlaskentaohjelmaanne tai mihinkään muuhun järjestelmään.
 

Vieläkö mietityttää tai kaipaat lisätietoja?

Asiantuntijamme auttavat mielellään. Valitse alta sinulle parhain yhteydenottotapa ja olemme sinuun yhteydessä muutaman tunnin kuluessa!