Automatisoi tilinpäätösten lähetysvalvonta

Automaatio ajetaan viikoittain ja sen prosessi etenee neljässä vaiheessa:

1) Automaatio lukee ohjaustiedostosta asiakkaidesi y-tunnukset. 

Ohjaustiedosto on Excel-tiedosto joka sisältää asikkaidesi nimen, y-tunnuksen sekä enintään kaksi sähköpostiosoitetta joihin Tilinpäätösvahdin vastaukset lähetetään.

2) Verottajan rajapinnasta haetaan kunkin asiakkaan viimeisin päättynyt tilikausi.

3) Jos tilikauden päättymisestä on kulunut 4–10 kuukautta, automaatio käy PRH:n tilinpäätösrajapinnassa tarkistamassa onko tilinpäätös rekisteröity.

4) Puuttuvista tilinpäätöksistä lähetetään ilmoitus sähköpostilla.

Lopputuloksena saat valmiin toimenpidelistan — et raporttia selattavaksi. 

Tilinpäätöksen rekisteröinti kaupparekisteriin unohtuu tyypillisesti juuri silloin, kun prosessi katkeaa: veroilmoitus lähetetään ennen tilintarkastuksen valmistumista, kirjanpitäjä vaihtuu kesken tilikauden, tilikausi on murrettu, tai lähetys hoidetaan jälkikäteen OmaVeron kautta eikä kukaan enää varmista rekisteröitymistä. Tai inhimillisestä virheestä johtuen lähetys vain unohtuu.

Tilinpäätösvahti paikkaa nämä prosessiaukot, jotta myöhästymismaksuja ei pääse syntymään tilitoimiston oman unohduksen vuoksi. 

Kahdesta julkisesta viranomaisrajapinnasta: verottajan rajapinnasta saadaan asiakkaan tilikausien tiedot ja viimeisimmän päättyneen tilikauden loppupäivä, ja PRH:n tilinpäätösrajapinnasta tarkistetaan, onko kyseiselle tilikaudelle rekisteröity tilinpäätös. Data on samaa kuin itse näkisit Virre.fi-palvelusta — erona se, että automaatio käy koko asiakaskuntasi läpi yhdessä ajossa, ei manuaalisesti asiakas kerrallaan. 

Tilinpäätös on lain mukaan rekisteröitävä kaupparekisteriin kahdeksan kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Neljän kuukauden alaraja antaa tilitoimistolle realistisen aikaikkunan tilinpäätöksen valmistumiselle ja kymmenen kuukauden yläraja varmistaa, että myös jälkikäteen lähetetyt tilinpäätökset tulevat tarkistetuiksi. Ikkuna pitää hälytykset relevantteina eikä täytä postilaatikkoasi liian varhaisilla tai myöhäisillä huomautuksilla. 

Kyllä. PRH:lle tieto päivittyy eri nopeudella riippuen lähetyskanavasta: YTJ:n sähköisen asiointipalvelun (ytj.fi) kautta lähetetyt tilinpäätökset näkyvät Virressä ja PRH:n rajapinnassa noin parin päivän viiveellä, OmaVeron kautta lähetetyt noin kahden viikon päästä, ja perinteisellä postilla lähetetyt vasta noin kuukauden kuluttua. Tilinpäätösvahti ottaa nämä viiveet huomioon, jotta et saa turhia hälytyksiä tilinpäätöksistä, jotka on lähetetty mutta ei vielä rekisteröity. 

Kyllä, ja tämä on yksi suurimmista eduista manuaaliseen seurantaan verrattuna. Automaatio tarkistaa jokaisen asiakkaan tilikauden päättymispäivän yksilöllisesti ja viikoittain. Murretut tilikaudet tulevat siis valvotuiksi täsmälleen samalla logiikalla kuin kalenterivuoden mukaiset, et joudu itse muistamaan, milloin kenenkin asiakkaan tilikausi umpeutuu. 

Kerran kuukaudessa. Rytmi on riittävä, koska kahdeksan kuukauden rekisteröintimääräaika antaa hyvin aikaa reagoida kuukausittaiseen ilmoitukseen. Tarvittaessa tarkistustiheys voidaan sovittaa tilitoimiston tarpeisiin käyttöönoton yhteydessä. 

Jos käytössäsi on jo Rajobitin OmaVero Startti- tai Vauhti-automaatio, käytämme samaa ohjaustiedostoa eli et tarvitse uutta. Muussa tapauksessa laadimme ohjaustiedoston käyttöönotossa. Tarvitsemme lähtötiedoiksi vain listan niistä osakeyhtiöasiakkaista, joita haluat valvoa (y-tunnus riittää). 

Kyllä on. Tietoliikenne on vahvasti salattu ja palveluissa mahdollisesti tallennetut salasanat säilytetään salatussa muodossa 256-bittisellä salauksella. Automaatiopalvelun data varmuuskopioidaan ja palvelu tuotetaan nykyaikaisesta julkisen pilven konesalista, joka sijaitsee suomalaisille asiakkaille Suomessa. Konesalipalvelut tuottaa Google. Tarkempia tietoja palvelualustan tietosuojakäytänteistä ja tietoturvasta voit lukea täältä. 

Sähköpostiviestinä. Viestissä on lista asiakkaista, joiden tilinpäätös puuttuu rekisteristä. Mukaan kuuluvat y-tunnus, yrityksen nimi ja tilikauden päättymispäivä. Näin voit arvioida suoraan, kuinka kiireellinen tilanne on kunkin asiakkaan kohdalla. Raportoinnin vastaanottajat (esim. vastuukirjanpitäjä, palvelupäällikkö tai tilitoimistoyrittäjä) voidaan määritellä tilitoimistokohtaisesti. 

Täytä alla oleva lomake tai varaa tapaaminen. Sinulla ei tarvitse olla mitään teknistä osaamista, me hoidamme käyttöönoton puolestasi. Sovimme yhdessä ohjaustiedoston sisällöstä, raportoinnin vastaanottajista ja ensimmäisestä tarkistusajosta. Käyttöönotto kestää yleensä muutaman päivän, ja ensimmäinen viikoittainen tarkistus ajetaan heti sen jälkeen.

Käyttöönotonkaan jälkeenkään et jää yksin: asiakastyytyväisyytemme NPS on 74, joka kertoo siitä että olemme asiakkaidemme tukena joka askeleella; niin kysymyksissä kuin muutostarpeissa.